Tagging, Suchen und Downloaden
Wieso sollte ich Tags benutzen?
Tags sind durchsuchbare Bezeichnungen, die jeder Datei gegeben werden, um sie leichter finden zu können. Wenn du deine Dateien mit beschreibenden Suchwörtern versiehst, muss sich niemand mehr daran erinnern, in welchem Ordner sich die Dateien befinden. Jeder User kann direkt in die Suchleiste gehen und Suchbegriffe eingeben, die das gesuchte Material beschreiben.
Wenn alle User auf dieselben Dateien zugreifen wollen, kannst du alle Dateien in einem einzigen Ordner speichern. Ja, EIN Ordner!… Dazu sind lediglich einige gute Tags erforderlich.
Wie kann ich Tags hinzufügen und entfernen?
Nur User mit dem Ordnerrecht „Bearbeitung & Upload“ können Tags hinzufügen und entfernen.
Füge deinen Dateien Tags hinzu:
- Markiere die Datei(en), die du mit denselben Tags versehen möchtest
- Klicke auf „Tags“ in der rechten Seitenleiste
(Falls du das Seitenmenü nicht siehst, klicke auf den Button „Datei/Ordner Info” in der oberen rechten Ecke) - Klicke auf „Bearbeiten” neben „Datei Tags”
- Schreibe alle relevanten Tags und drücke nach jedem Tag die Enter-Taste, um sie sofort zu speichern.
Tags zum Ordner hinzufügen:
Wenn einem Ordner Tags hinzugefügt werden, werden sie an jede Datei angehängt, die in diesem Ordner gespeichert wird. Wenn eine Datei aus dem Ordner entfernt wird, verliert sie diese Tags. Daher solltest du abwägen, ob deine Tags dem Ordner oder der Datei hinzugefügt werden sollen.
- Markiere das Ordnersymbol
- Gehe zu „Tags” in der Seitenleiste auf der rechten Seite
(Falls du das Seitenmenü nicht siehst, klicke auf den Button „Datei/Ordner Info” in der oberen rechten Ecke) - Klicke auf „Bearbeiten“ und füge alle relevanten Tags hinzu. Zum Senden drücke nach jedem Wort die Eingabetaste oder klicke auf „Speichern”
Tags vor dem Upload hinzufügen:
Falls du Programme wie Adobe Lightroom, Adobe Photoshop oder Microsoft Pro Photo Tools verwendest, kannst du vor dem Hochladen Tags und Titel hinzufügen. Verwende die IPTC Felder Caption-Abstract, Headline, oder ObjectName.
Tags entfernen:
- Markiere den betreffenden Ordner oder die relevanten Dateien
- Klicke in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte „Tags”
- Klicke auf „Bearbeiten” neben Ordner Tags / Datei Tags
- Klicke auf das X bei den zu entfernenden Tags
Was ist der Unterschied zwischen dem Taggen eines Ordners und dem Taggen einer Datei?
Mit dem Ordner Tagging kannst du alle Dateien in einem Ordner auf einmal die gleichen Tags hinzufügen. Wenn eine Datei aus dem Ordner verschoben wird, verliert sie die Ordnertags und erhält stattdessen die Tags aus dem Ordner, in den sie verschoben wird.
Wenn Tags zu einer Datei hinzugefügt werden, werden sie auch beim Verschieben oder Kopieren der Datei beibehalten.
Wie funktioniert Auto Tagging?
Unsere künstliche Intelligenz erkennt den Inhalt der Bilder, sobald du etwas hochlädst, und fügt beschreibende Tags (Suchbegriffe) zu jeder Datei hinzu. Das automatische Taggen allein reicht jedoch nur selten aus, da ein Computer nicht in der Lage ist, Orte, Ereignisse, Personen, den Kontext usw. zu erkennen – Details, die wichtig sein könnten, um die gewünschten Bilder später zu finden.
Die Auto-Tagging-Funktion ist standardmäßig aktiviert, und nur Administratoren können sie deaktivieren.
Im Seitenbereich auf der rechten Seite findest du alle Tags, die sowohl manuell als auch automatisch hinzugefügt wurden ( sofern Auto-Tagging aktiviert ist)
Wenn du die Seitenleiste nicht siehst, klicke auf den Button „Datei/Ordner Info“ in der oberen rechten Ecke)
User mit dem Ordnerrecht „Bearbeitung & Upload“ können unerwünschte Auto Tags aus einer oder mehreren Dateien in einem Rutsch löschen: Markiere die entsprechenden Dateien, klicke auf „Bearbeiten“ in der Seitenleiste neben “ Datei Tags“ und klicke auf das X neben jedem Tag, den du löschen möchtest.
Wie kann ich in Skyfish suchen?
Alle Dateien in Skyfish sind durchsuchbar, daher ist es nicht notwendig zu wissen, in welchem Ordner sie sich befinden. Gehe einfach direkt zur Suchleiste in der oberen linken Ecke und gebe die relevanten Suchwörter ein.
Markiere den Skyfish Drive, um in allen Ordnern zu suchen, oder markiere einen bestimmten Ordner, wenn du nur in diesem Ordner möchtest
Du kannst die folgenden Stichworte in deiner Suche verwenden:
- Tags
- Titel
- Name der Originaldatei
- Fotograf
- Beschreibung
- Name des Ordners
Du kannst weitere Suchbegriffe eingeben, um zu spezifizieren, wonach du suchen willst. Getrennt werden die Suchbegriffe durch Leerzeichen oder Kommas.
Du kannst auch Bilder herausfiltern, indem du ein Minuszeichen vor die Schlüsselwörter setzt.
Beispiel:
Du brauchst ein Bild einer Mitarbeiterin deiner norwegischen Niederlassung und willst keinen Computer auf dem Bild haben. So kannst du danach suchen: “Angestellte Frau Norwegen -Computer”
Durch Anklicken des Filtersymbols in der Suchleiste kannst du zwischen „Flexible“, „Standard“ und „Exakte“ Suche wechseln.
- Flexible Suche: Mit dieser Suche findest du Ergebnisse mit Teilübereinstimmungen deiner Suchwörter.
Beispiel: Die Suche nach „Marketing Manager“ liefert Ergebnisse mit Wörtern wie „Marketingabteilung“ oder „Managerin“. Tags, die automatisch hinzugefügt wurden, werden berücksichtigt.
- Standard-Suche: Die Standard-Suche liefert Ergebnisse mit exakten Übereinstimmungen für jedes Wort in deiner Suche.
Beispiel: Die Suche nach „Marketing Manager“ liefert Ergebnisse, die entweder „Marketing“ oder „Manager“ enthalten. Tags, die automatisch hinzugefügt wurden, werden berücksichtigt.
- Exakte Suche: Mit dieser Option werden alle Ergebnisse angezeigt, in denen die Wörter exakt so vorkommen, wie sie eingegeben wurden.
Beispiel: Die Suche nach „Marketing Manager“ liefert Ergebnisse, die sowohl „Marketing“ als auch „Manager“ gemeinsam enthalten. Tags, die automatisch hinzugefügt wurden, werden ausgeschlossen.
Je besser die Dateien mit Tags versehen sind, desto einfacher ist es, sie zu finden!
Wie kann ich meine Suche durch sortieren und filtern optimieren?
Füge zusätzliche Spalten hinzu und sortiere und filtere nach beliebigen Daten!
- Klicke auf „Ansicht“ in der oberen rechten Ecke
- Wähle „Listenansicht“
Füge weitere Spalten hinzu und sortiere deine Dateien:
Fahre mit dem Mauszeiger über eine beliebige Kopfzeile und klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um weitere Spalten hinzuzufügen, z. B. Ablaufdatum, Fotograf, Copyright, Hochgeladen von, Dateityp, Kameradatum und Formate.
Fahre mit dem Mauszeiger über die Überschrift einer beliebigen Spalte und klicke auf den Pfeil nach oben/unten, um die Dateien zu sortieren.
Filter hinzufügen:
Fahre mit dem Mauszeiger über eine beliebige Überschrift und klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite, um einen Filter hinzuzufügen.
Wähle die Spalte(n), die du filtern möchtest, und füge deine Bedingungen hinzu, um ein sehr spezifisches Suchergebnis zu erhalten. Dein Filter kann bestimmte Daten einschließen oder ausschließen, oder du kannst nach Bildern eines bestimmten Fotografen, eines bestimmten Datums und eines bestimmten Ortes filtern. Die Möglichkeiten sind zahllos!
Wie kann ich Dateien / Ordner herunterladen?
Jeder User, der Zugriff auf einen Ordner hat, kann Dateien aus diesem Ordner herunterladen.
Download einer Datei:
- Markiere die entsprechende(n) Datei(en)
- Wähle „Download” im oberen Menü oder durch Rechtsklick auf die Datei
- Wenn du ein Pop-up-Fenster mit dem Namen „Complete the Download Log” siehst, solltest du entweder einen Tag auswählen, der beschreibt, wofür du das Bild verwenden willst, oder du bekommst die Möglichkeit, es mit deinen eigenen Worten zu beschreiben.
This information stays with the file and is visible for all users with access to the folder
Eine Datei in einem anderen Format herunterladen:
Sobald du eine Datei herunterlädst, wird dir automatisch angeboten, sie entweder im Originalformat oder in drei kleineren, von Skyfish voreingestellten JPEG-Formaten herunterzuladen.
Einen Ordner downloaden:
- Rechtsklick auf den Ordner und „Download” im Menü wählen
- Skyfish erstellt einen Link zu einer .zip-Datei mit dem gesamten Inhalt des Ordners, einschließlich der Unterordner:
Ordner mit einer geringen Datenmenge sind in Sekundenschnelle bereit: - Klicke auf den Button „Ordner .zip herunterladen“, wenn er im Pop-up-Fenster erscheint
Bei Ordnern mit großen Datenmengen kann die Konvertierung in eine .zip-Datei einige Zeit in Anspruch nehmen:
-
- Du erhältst eine E-Mail mit einem Link zu der .zip-Datei, sobald sie fertig ist.
- Der Link wird auch innerhalb von Skyfish zur Verfügung gestellt:
a. Gehe zurück zum Menü der Ordneroptionen und wähle „Download”
b. Klicke auf den Button „Download .zip Ordner” - Der Link läuft nach 24 Stunden ab
Du kannst die heruntergeladene Datei nicht auf deinem Computer finden?
Die heruntergeladene Datei oder der heruntergeladene Ordner wird im Ordner „Downloads“ auf deinem Computer gespeichert.
Der Dateititel in Skyfish ist nicht unbedingt derselbe wie der Dateiname, nach dem du auf deinem Computer suchst. Um den Originalnamen der Datei in Skyfish zu finden, markiere die Datei und gehe auf die Registerkarte „Metadaten” auf der rechten Seite. Diese findest du ganz oben.
Wer hat die Datei heruntergeladen und wofür wurde sie verwendet?
Alle Benutzer mit Zugriff auf einen Ordner können sehen, wer die Dateien wann heruntergeladen hat. Wenn die Informationen hinzugefügt wurden, können die User auch sehen, wie die Datei verwendet wurde. Die Skyfish-Funktion heißt „Download Tracker”
Sehe, wer die Datei heruntergeladen hat:
- Markiere die Datei
- Wähle „Metadaten” in der erscheinenden rechten Seitenleiste
(wenn du die Seitenleiste nicht siehst, klicke auf den Button „Datei/Ordner Info“ in der oberen rechten Ecke) - Klicke auf „Download Übersicht” (es dauert einen Moment, bis es sich öffnet)
Wenn eine Datei über einen Link heruntergeladen wurde, der mit einer Person geteilt wurde, die kein Skyfish User ist, zeigt der Download Tracker den Namen des Users an, der den Link erstellt hat.
Wenn eine Datei mit „GDPR_DELETED” heruntergeladen wurde, wurde der User bei Skyfish gelöscht.
FÜR ADMINS:
Der Download Tracker speichert immer den Namen und die Zeit für jeden Download. Daneben können User auch dazu aufgefordert werden anzugeben, wofür sie die heruntergeladene Datei verwenden möchten.
Dazu kannst du den Download Tracker aktivieren: jedes Mal, wenn ein User eine Datei von deinem Skyfish herunterlädt, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem er entweder einen der vordefinierten Zwecke (z.B. Broschüre, SoMe, Newsletter usw.) auswählt oder mit seinen eigenen Worten beschreibt, wofür die Datei verwendet werden soll)
So aktivierst du den Download Tracker:
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „Allgemein” im Admin Menü
- Finde den Abschnitt „Download Tracker”
- Setze ein Häkchen bei „Download Tracker aktivieren”
- Wähle zwischen folgenden Optionen:
- User müssen immer angeben, wofür die Datei verwendet werden soll (dies ermöglicht es den Usern, mit eigenen Worten zu schreiben)
- User können nur aus vordefinierten, vom Administrator erstellten Optionen wählen
- Beides
- Klicke auf „Speichern”
Bedingungen