TAGGE, SØGE OG DOWNLOADE
Hvorfor bruge tags?
Tags er søgeord, der lægges på dine filer og mapper. Ved brug af søgeord behøver ingen at skulle huske, hvilke mapper de forskellige filer ligger i. Brugerne går blot direkte til søgefeltet øverst til venstre og skriver de søgeord, der beskriver det materiale, de leder efter.
Hvis alle brugere skal kunne se alle filer, kan I principielt nøjes med én mappe. Ja, ÉN mappe! Det kræver blot gode tags.
Eksempel: i stedet for at lave en mappe, der hedder “Events”, med en undermappe der hedder “Sommerfester”, som igen har en undermappe for hvert år, som måske endda også har en undermappe for hver afdeling, så kan du blot markere alle de relevante billeder, og tagge dem med ordene: “event, sommerfest, 2022, afdeling A” – foruden andre søgeord som kan være relevante for de enkelte billeder.
Herefter kan brugere søge på tværs af alt materiale og finde billeder fra alle events i årenes løb, Afdeling A’s sommerfester i 2021 og 2022, alle events som afdeling A deltog i – alt efter hvordan søgeordene sættes sammen i søgefeltet.
På den måde finder du de ønskede filer frem uden at klikke på en eneste mappe!
Hvordan tilføjer og fjerner jeg tags?
Kun brugere med mappe-adgangen “Rediger & Upload” kan tilføje og fjerne tags.
Sæt tags på filer:
- Markér den eller de filer, du vil give samme tag(s)
- Vælg “Tags” øverst i Info-panelet i højre side
(klik på Info-ikonet i topmenuen, hvis du ikke kan se omtalte panel) - Klik på “Redigér” ved siden af “Fil-tags”
- Skriv alle relevante tags og tryk Enter efter hvert ord for straks at gemme det
Sæt tags på en mappe:
Når tags sættes på en mappe, hæftes de straks på alle filer der bliver gemt i mappen. Når en fil fjernes fra mappen, vil den miste disse tags. Overvej derfor om dine tags skal sættes på mappen eller på filerne.
- Markér mappe-ikonet
- Vælg “Tags” øverst i Info-panelet i højre side
(klik på Info-ikonet i topmenuen, hvis du ikke kan se omtalte panel) - Klik på “Redigér” og skriv alle relevante tags. Gem dem ved at klikke på Enter efter hvert ord
- Klik på “Gem”
Tilføj tags før upload:
Når du bruger programmer som Adobe Lightroom, Adobe Photoshop eller Microsoft Pro Photo Tools, kan du tilføje tags og titler før du uploader. Brug IPTC-felterne Caption-Abstract, Headline eller ObjectName.
Fjern tags:
- Markér den relevante mappe eller fil (evt. flere filer)
- Vælg “Tags” øverst i Info-panelet i højre side
(klik på Info-ikonet i topmenuen, hvis du ikke kan se omtalte panel) - Klik på “Redigér” ved siden af “Mappe-tags” / “Fil-tags”
- Klik på x’et på de tags, du vil fjerne
Hvad er forskellen mellem at tagge en mappe og at tagge en fil?
Med mappetagging giver du nemt og hurtigt alle filer i mappen de(t) samme tag(s). Når en fil flyttes fra mappen, vil den miste sine mappe-tags, og i stedet blive omfattet af de tags, der hører til den nye mappe.
De tags, der sættes direkte på en fil, vil derimod altid følge filen, både når den flyttes og kopieres.
Hvordan fungerer auto-tagging?
Vores AI identificerer indholdet af billederne, mens du uploader, og sætter beskrivende tags (søgeord) på hver fil. Den automatiske tagging vil dog sjældent være nok, da en computer ikke vil kunne identificere steder, begivenheder, personer, sammenhæng osv. – detaljer som kan være vigtige at tilføje, så I senere kan søge de ønskede billeder frem.
Automatisk tagging er som standard slået til, og kun en administrator kan slå det fra
I Info-panelet I højre side, finder du alle tags, som er blevet tilføjet enten manuelt eller automatisk (hvis Auto-tagging er slået til)
Hvis du ikke kan se omtalte panel, klikker du blot på Info-ikonet i topmenuen for at åbne det.
Brugere med mapperettigheden “Rediger & Upload” kan slette uønskede auto-tags fra en eller flere filer på én gang. Markér blot de(n) relevante fil(er), klik “Redigér” ved siden af “Fil-tags”i Info-panelet i højre side og klik derefter på x’et ud for alle de tags, du vil fjerne.
Hvordan søger man i Skyfish?
Alle filer er søgbare, så det ikke bør være nødvendigt at vide, i hvilken mappe de er placeret. Du klikker blot ind på søgefeltet, som er placeret i øverste venstre hjørne, og begynder at skrive dine søgeord.
Hvis du markerer Skyfish drev, søger du på kryds og tværs af alle de mapper, du har fået adgang til..
Hvis du markerer en enkelt mappe, søger du kun i denne mappe.
Følgende kan bruges som søgeord:
- Tags (søgeord der er lagt på filerne)
- Titel
- Originalt filnavn
- Fotograf
- Beskrivelse
- Mappenavn
Du kan skrive flere søgeord for at præcisere, hvad du leder efter. Adskil ordene med mellemrum eller komma.
Du kan også filtrere billeder fra ved at sætte et minus foran søgeord.
Eksempel:
Du skal bruge et billede af en kvindelig medarbejder fra jeres norske afdeling, men der må ikke være en computer på billedet. Du kan skrive: “medarbejder kvinde Norge -computer”.
Ved at klikke på filterikonet i søgefeltet kan du skifte mellem “fleksibel”, “Standard” eller “Præcis” søgning:
- Fleksibel søgning: Få resultater, der delvist matcher din søgning.
Eksempel: Søger du på “glas bord”, kan du også få resultater som “glasdør” eller “skrivebord.” Auto-tags er inkluderet.
- Standardsøgning (Default): Få resultater, der matcher hele ord i din søgning.
Eksempel: Søger du på “glas bord”, får du billeder, hvor enten “glas” eller “bord” optræder. Auto-tags er inkluderet.
- Præcis søgning: Få resultater, der præcist matcher alle ordene i din søgning.
Eksempel: Søger du på “glas bord”, vises kun billeder, hvor både “glas” og “bord” optræder. Auto-tags er ikke inkluderet.
OBS! Jo bedre I er til at tagge filerne, des nemmere bliver det at finde dem!
Hvordan opimererer jeg min søgning med filtrering og sortering?
Opsætningen i Skyfish er naturligvis flexibel og giver dig mulighed for at få det overblik, der passer bedst til dig og den aktuelle opgave, du arbejder med.
IKONER: til arbejde med billeder
Når du arbejder med billeder, har du nogle gange brug for at kunne se detaljer i det enkelte billede, og andre gange er en skærm fyldt med forskellige billeder lige det, der hjælper dig til at udvælge det helt rigtige.
- Klik på knappen “Vis” i øverst til højre
- Vælg mellem ikoner i 3 størrelser
Markér en fil eller en mappe for at se dens data i panelet til højre. Afhængig af om du skal bruge disse oplysninger eller har større brug for at have mange filer på din skærm, kan du åbne og lukke sidepanelet med knappen “Info” øverst i samme side.
Ved at bruge pilene på dit tastatur kan du hurtigt løbe mapper eller filer igennem, mens du tjekker og sammenholder oplysningerne i sidepanelet.
Du kan sortére efter navn, kameradato og uploaddato og filtrére efter billeder, vektorer, videoer og andre filer.
FULDSKÆRMSVISNING: se alle detaljer
- Dobbeltklik på et billede
- Brug pilene på hver side af billedet til at gennemse billederne i mappen i stor størrelse
LISTEVISNING: rige muligheder for sortering og filtrering
Tilføj ekstra kolonner og sortér og filtrér efter alle data!
- Klik på knappen “Vis” i topmenuen øverst til højre
- Vælg “Listevisning”
Tilføj flere kolonner og sortér dine filer:
Før markøren over overskriften i en kolonne og klik på de 3 prikker til højre. Herfra kan du tilføje flere kolonner, såsom udløbsdato, fotograf, copyright, uploadet af, filtype, kameradato og formater.
Før markøren over overskriften i en kolonne og klik på pilen for at sortere filerne.
Tilføj filter:
Før markøren over en kolonne-overskrift, og klik på de 3 prikker til højre for at tilføje et filter.
For at få et meget specifikt søgeresultat vælger du hvilke(n) kolonne(r), du vil filtrere og tilføjer herefter dine søgekriterier.
Dit filter kan inkludere eller udelukke visse data, eller du kan filtrere billeder taget af en bestemt fotograf, på en bestemt dato og på et bestemt sted. Mulighederne er utallige!
Hvordan finder jeg alle dubletter af en fil?
- Markér filen
- I info-panelet til højre vælger du fanen “Metadata”
(hvis du ikke kan se panelet: klik på den lille pil helt ude i højre side for at åbne det) - Find “Mapper” i bunden af oversigten og klik på mappenavnet for at gå direkte til mappen
Hvis du ønsker at slette dubletter, skal du ind i den mappe, hvorfra du vil slette filen.
Hvordan downloader jeg filer og mapper?
Alle brugere, der har adgang til en mappe, kan downloade filer fra den.
Download en fil:
- Marker den/de relevante fil(er)
- Vælg “Download” i menuen øverst eller ved at højreklikke på filen
- Hvis du ser en pop-up med navnet “Download tracker”, skal du enten klikke på en knap, der beskriver, hvad du vil bruge billedet til, eller du får mulighed for selv at beskrive det med dine egne ord. Oplysningerne vil efterfølgende være synlige for alle brugere med adgang til mappen
Download en fil i et andet format:
Når du downloader en fil, får du automatisk mulighed for at hente den i enten det originale format eller 3 mindre JPG-versioner, som Skyfish har gjort klar til dig.
Download en mappe:
- Højreklik på mappen og vælg “Download” i menuen
- Skyfish opretter et link til en .zip-fil med alt indholdet af mappen, inklusive undermapper:
Mapper med en mindre data-mængde vil være klar på få sekunder:
Klik på knappen “Download mappen som zip file”, når den vises i pop-up vinduet
Mapper med en større data-mængde vil tage længere tid at konvertere til en .zip-fil:
-
- Du modtager en e-mail med et link til .zip-filen, når den er klar
- Linket bliver også tilgængeligt i Skyfish:
- Gå tilbage til mappevalgs-menuen og vælg “Download”
- Klik på knappen “Download mappen som zip-file”
- Linket udløber efter 24 timer
Problemer med at finde filen på din computer?
Den downloadede fil eller mappe vil lægge sig i mappen “Downloads” / “Overførsler” på din computer.
Vær dog opmærksom på at filens titel i Skyfish ikke nødvendigvis er det samme som filnavnet, som er det du skal finde på din computer. Det originale filnavn finder du i Skyfish ved at markere filen, og klikke ind på fanen “Metadata” i sidepanelet til højre. Her vil det stå allerøverst.
Hvordan deler vi vigtig information om en fil?
Del vigtig information om brugen af en fil på en måde, der ikke kan overses (f.eks. “husk at akkreditere fotografen”).
Den besked, du skriver i Downloadnoter, vises i et pop-up vindue, når en bruger forsøger at downloade eller redigere en fil. Beskeden vises også, når en fil downloades via et delt link.
Downloadnoter kan tilføjes af brugere med mapperettigheden “Rediger & upload”.
Opret (eller se) en downloadnote:
- Markér filen/filerne
- Vælg “Download noter” i menuen øverst (eller ved at højreklikke på filen)
- Skriv den relevante besked
- Klik på “Tilføj”
Redigér eller slet en downloadnote:
- Markér filen/filerne
- Vælg “Download noter” i menuen øverst (eller ved at højreklikke på filen)
- Hold markøren over noten, og klik på blyant-ikonet for at redigere teksten. Tryk på Enter for at gemme dine ændringer
eller klik på x for at slette noten
Hvordan redigerer jeg billeder i Skyfish?
Redigeringsværktøjet giver mulighed for beskæring, redigering, ændring af størrelse og brug af filtre. Et redigeret billede kan downloades eller gemmes som en kopi – altid uden at påvirke den originale fil.
- Dobbeltklik på billede for at få det vist i fuld skærmstørrelse
- Klik på pensel-ikonet i menuen øverst
(hvis en downloadnote er blevet tilføjet, skal du blot klikke på “OK”, når du har læst og accepteret oplysningen) - Vælg den/de ønskede redigeringsmulighed(er)
- Klik på “Gem” for gemme en redigeret kopi af originalen
eller klik på “Download” for at downloade det ændrede billede uden at gemme filen i Skyfish
Alle med adgang til en fil kan bruge redigeringsværktøjet.
Til administratorer:
Tilføj beskæringsstørrelser som er tilpasset jeres specifikke behov:
- Gå til Indstillinger
- Vælg “Generelt” i Admin-menuen
- Find “Prædefinér beskæringsstørrelser” nederst på siden
- Tilføj alle de beskæringsstørrelser som er relevante for jer og giv dem passende navne
- Klik på “Gem”
Begræns brugen af redigeringsværktøjet ved kun at gøre det tilgængeligt for brugere med mappeadgangen “Rediger & upload”:
- Gå til Indstillinger
- Vælg “Generelt” i Admin-menuen
- Find “Editor” for at tilføje eller fjerne fluebenet
- Klik på “Gem”
Hvem har downloadet filen, og hvad blev den brugt til?
Alle brugere med adgang til en mappe kan se, hvem der har downloadet filerne og hvornår. Hvis oplysningerne er blevet tilføjet, kan de også se, hvordan filen er blevet brugt. I Skyfish kaldes funktionen “Download tracker”.
Se hvem der har downloadet en fil:
- Markér filen
- I info-panelet til højre, vælger du fanen “Metadata”
(hvis du ikke kan se panelet: klik på den lille pil helt ude i højre side for at åbne det) - Klik på “Se downloadoverblik” (giv den lidt tid)
Hvis en fil er blevet downloadet via et link, af en person der ikke er oprettet som bruger, vil download-trackeren angive navnet på den bruger, der oprettede linket.
Hvis en fil er blevet downloadet af “GDPR_DELETED”, er brugeren sidenhen blevet slettet fra Skyfish.
Til administratorer:
Download-trackeren vil altid gemme navn og tidspunkt for et download, men det kan være relevant for jer også at gemme oplysninger om, hvad filerne har været brugt til.
Ved at aktivere Download tracker-værktøjet, vil brugerne ved hvert download blive mødt af en pop-up, der beder dem angive, hvad filen skal bruges til. I kan lade brugerne vælge et foruddefineret formål (f.eks. brochure, SoMe, nyhedsbrev osv.) eller de kan beskrive med deres egne ord, hvad filen skal bruges til.
Aktivér Download Tracker-værktøjet:
- Gå til Indstillinger
- Vælg “Generelt” i Admin-menuen
- Find afsnittet “Download tracker”
- Sæt et flueben i “Aktivér Download tracker”
- Vælg om
- brugere altid skal angive, hvad filen skal bruges til (dette giver brugerne mulighed for at skrive med deres egne ord)
- brugere kun skal kunne vælge mellem foruddefinerede muligheder oprettet af admin
- Brugere skal have begge muligheder
- Klik på “Gem”.