Digitale Einwilligungen

Was ist eine digitale Einwilligung / Sign Page

Eine digitale Einwilligung ist ein in Skyfish erzeugter Vertrag, mit dem du rechtsgültige Einwilligungen von Personen einholen kannst, die auf deinen Fotos oder Videos erscheinen. Anstatt auf ausgedruckte Formulare, E-Mail-Anhänge oder verstreute PDFs angewiesen zu sein, läuft der gesamte Prozess digital ab, von der Erstellung über die Signatur bis zur Speicherung.

Die Sign Page ist die Seite, die Unterzeichner:innen sehen, wenn sie den Einwilligungslink öffnen oder den QR-Code scannen. Sie ist so gestaltet, dass Unterzeichner:innen den Vorgang schnell abschließen können, während Zweck und Bedingungen klar dargestellt werden.

Was die Sign Page enthält

Eine typische Sign Page zeigt:

den Einwilligungstext basierend auf deiner gewählten Vorlage
den Zweck, für den die Bilder oder Videos verwendet werden dürfen
erforderliche Felder für die/den Unterzeichner:in („Name“, „E-Mail“ und weitere aktivierte Felder)
die Datenschutzerklärung deines Unternehmens (falls du den Smart Tag Issuer Privacy Policy hinzugefügt hast)
das Feld für die digitale Signatur

Alles, was die/der Unterzeichner:in eingibt, wird direkt in Skyfish erfasst. So vermeidest du unvollständige oder nicht zueinander passende Dokumente.

Was nach der Unterzeichnung passiert

Sobald die/der Unterzeichner:in das Formular abschickt:

fügt Skyfish die Signatur automatisch in die Einwilligung ein
wird die unterschriebene Einwilligung sofort in deinem Skyfish-Konto gespeichert
erhält die/der Unterzeichner:in eine Kopie per E-Mail
steht die Einwilligung sofort zur Verknüpfung mit deinen Dateien bereit

Keine manuellen Uploads oder Zuordnungen sind nötig, vorausgesetzt, deine Vorlage wurde korrekt eingerichtet.

Wie man eine digitale Einwilligung erstellt

1. Neue Einwilligung starten

Gehe zu „Alle digitalen Einwilligungen“ oder „Von mir erstellt“.
Klicke auf „Einwilligung erstellen“.

2. Basisdaten hinzufügen

Gib einen Titel ein (dies wird zum Project Name der digitalen Einwilligung).
Füge eine optionale Beschreibung für interne Zwecke hinzu.
Wähle eine/einen Besitzer:in aus.
(Optional) Füge einen Referenztext hinzu, wenn deine Organisation interne Kennungen verwendet.

3. Vorlage auswählen

Wähle die Einwilligungsvorlage aus, die du zuvor vorbereitet hast.

4. Einwilligungszweck eintragen

Füge den Consent Purpose hinzu.
Wenn das Purpose-Feld in deiner Vorlage erforderlich ist, musst du es ausfüllen, bevor du fortfahren kannst.

5. Gültigkeitszeitraum festlegen

Lege fest, wie lange die Einwilligung gültig bleibt.
Skyfish berechnet automatisch das Contract Expiry Date basierend auf dieser Einstellung.

6. Nutzung für Kinder und gesetzliche Altersgrenze festlegen

Lege fest, ob diese Vorlage für Einwilligungen von Minderjährigen verwendet werden kann, und wähle anschließend eine der folgenden Optionen:

Nur Erwachsene
Erwachsene für sich selbst oder ein Kind
Erwachsene im Namen eines Kindes

Wenn Kinder einbezogen werden, ist die Altersgrenze festzulegen, indem das Alter angegeben wird, ab dem eine Person als volljährig gilt und ohne Zustimmung der Eltern/Erziehungsberechtigten unterschreiben darf.

7. Anforderungen an die/den Unterzeichner:in wählen

Lege fest, welche Informationen Unterzeichner:innen beim Signieren angeben müssen:

Name (erforderlich)
E-Mail (erforderlich)
Telefonnummer (optional)
Selfie (optional)

Aktiviere oder deaktiviere diese Felder entsprechend den Anforderungen deiner Organisation.

8. Einwilligung speichern

Klicke auf „Speichern“, um die digitale Einwilligung zu erstellen.

9. Einwilligung mit Unterzeichner:innen teilen

Teile die automatisch generierte URL oder den QR-Code mit:
- der/dem Unterzeichner:in direkt oder
- der/dem Fotografin/Fotografen, wenn diese/dieser vor Ort für die Signaturen verantwortlich ist.

Wie man den „Zweck“ in eine digitale Einwilligung einträgt

Der Zweck legt genau fest, wozu die unterzeichnende Person ihre Zustimmung erteilt. Er muss klar, spezifisch und eindeutig formuliert sein, damit sowohl Ihr Team als auch die unterzeichnende Person verstehen, wie die Bilder oder Videos verwendet werden dürfen.

Was in einem klaren Zweck enthalten sein sollte

Beispiele für gut definierte Zwecke:

Nutzung auf unseren eigenen Kommunikationskanälen (Website, Social Media, Newsletter usw.)
Nutzung in gedruckten und digitalen Marketingmaterialien (Poster, Flyer, Präsentationen usw.)
Nutzung in Presseberichterstattung und redaktionellen Kontexten
Weitergabe an unsere kommerziellen Partner zur Nutzung in deren Marketing, Kommunikation und Werbung

Vermeide vage Beschreibungen. Je spezifischer der Zweck, desto einfacher ist es später, eine regelkonforme Mediennutzung zu verwalten.

Warum der Zweck in Skyfish wichtig ist

Der Text, den du im Zweck-Feld eingibst, wird:

in Skyfish durchsuchbar
auf allen Medien angezeigt, die mit der Einwilligung verknüpft sind
zu einem Filter, der dir hilft, Bilder für bestimmte Nutzungsarten zu finden

Um Bilder für einen bestimmten Zweck schneller zu finden, füge Keywords wie „Social Media“, „Interne Nutzung“, „Marketing“ ein und suche später in Skyfish gezielt nach diesen Begriffen.

Wie die Zweck-Felder funktionieren

Es gibt zwei mögliche Zweck-Felder, abhängig von deiner Vorlage:

Zweck für die Verwendung im Vertrag (offizieller Zweck)
Interner Zweck (nur für interne Nutzung)

Welche Felder erscheinen, hängt davon ab, ob der Smart Tag Consent Purpose in deiner Vorlage enthalten ist.

1. Wenn der Smart Tag Consent Purpose in der Vorlage enthalten ist

Du siehst das Feld: „For use in the contract“.

Dieses Feld ist verpflichtend. Was mit diesem Text passiert:

Er erscheint im unterschriebenen Vertrag
Er erscheint intern bei Medien, die mit der Einwilligung verknüpft sind
Er wird in Skyfish durchsuchbar

Optional: Eine interne Version hinzufügen

Wenn du einen internen Zweck einträgst:

Der offizielle Zweck erscheint im unterschriebenen Vertrag
Der interne Zweck erscheint auf verknüpften Medien

Das ist hilfreich, wenn die Vertragssprache (z. B. Englisch) nicht der internen Arbeitssprache entspricht (z. B. Dänisch) oder wenn interne Nutzer zusätzliche Details benötigen.

2. Wenn der Smart Tag Consent Purpose nicht in der Vorlage enthalten ist

Du siehst nur das Feld: „For internal use“.

Dieses Feld ist verpflichtend, da es den Zweck steuert, der auf verknüpften

Medien erscheint. Was mit diesem Text passiert:

Er erscheint nicht im unterschriebenen Vertrag
Er erscheint nur auf verknüpften Medien
Er bleibt durchsuchbar, sodass du Dateien nach Zweck-Keywords filtern kannst

Wie der Zweck die Suche und Filterung beeinflusst

Skyfish behandelt den eingegebenen Zweck als durchsuchbare Metadaten.

Wenn dein Zweck strukturierte Keywords wie:

„Social Media“
„interne Nutzung“
„Marketing“

enthält, kannst du später nach diesen Begriffen suchen, um sofort alle Dateien zu finden, die mit Einwilligungen verknüpft sind, die diese Art der Nutzung erlauben.

Beispiel:

Suche nach „social media“ → Skyfish zeigt alle Dateien, die mit Einwilligungen verknüpft sind, die „social media“ im Zweck enthalten.

Wie man QR-Code und Links mit Fotografen teilt

Fotografen sammeln häufig Unterschriften direkt vor Ort. Deshalb ist es wichtig, dass sie schnell und unkompliziert auf die digitale Einwilligung zugreifen können. Skyfish stellt mehrere Möglichkeiten bereit, mit denen du die Einwilligung an Fotografen weitergeben kannst, damit sie den Link direkt an Unterzeichner bei Fotoshootings oder Veranstaltungen weiterleiten können.

Den Link zur digitalen Einwilligung teilen

Jede digitale Einwilligung verfügt über eine eigene URL. Du kannst diesen Link an die/den Fotografin/Fotografen weitergeben, damit sie/er ihn direkt an die Unterzeichner senden kann.

So teilst du den Link:

Öffne die digitale Einwilligung, die du erstellt hast
Kopiere die angezeigte URL
Sende sie der/dem Fotografin/Fotografen per E-Mail, SMS, Chat oder über ein internes Kommunikationstool

Die/Der Fotograf:in kann den Link anschließend an die Personen weiterleiten, die auf den Fotos erscheinen.

Den QR-Code teilen

Skyfish zeigt für jede digitale Einwilligung einen QR-Code an. Dieser eignet sich besonders für Shootings, bei denen Personen direkt vor Ort scannen und unterschreiben können.

So nutzen Fotografen den QR-Code:

Ausdrucken und am Set sichtbar platzieren
Auf einem Handy oder Tablet anzeigen
In Beschilderung oder Klemmbretter integrieren

Beim Scannen öffnet sich die Einwilligungsseite automatisch auf dem Gerät der unterzeichnenden Person.

Den QR-Kit für Unterschriften vor Ort nutzen

Skyfish stellt außerdem einen herunterladbaren QR-Kit zur Verfügung, der speziell für Fotografen und Teams entwickelt wurde, die viele Unterschriften außer Haus sammeln.

Der QR-Kit enthält:

Eine druckfertige PDF mit dem QR-Code für den Einsatz vor Ort
Ein Blatt mit QR-Codes zum Ausdrucken als Badges (ideal für große Shootings, Events oder Gruppenaufnahmen)

So können Fotografen eine einheitliche, professionelle Signierstation einrichten.

Wann du den QR-Kit verwenden solltest

Der QR-Kit ist besonders hilfreich, wenn:

viele Personen das Einwilligungsformular schnell ausfüllen müssen
das Teilen einzelner Links unpraktisch ist
du scannbare Badges für Fotografen, Assistenten oder Teilnehmer brauchst
du ein einfaches, wiederverwendbares Setup für wiederkehrende Orte oder Events benötigst

Was die/der Fotograf:in wissen muss

Wenn du den QR-Code, den QR-Kit oder den Link mit einer/einem Fotografin/Fotografen teilst, stelle sicher, dass sie/er Folgendes versteht:

Wie Unterzeichner das Formular ausfüllen

Unterzeichner öffnen den Link oder scannen den QR-Code
Sie füllen die erforderlichen Felder aus (Name, E-Mail und ggf. weitere aktivierte Felder)
Sie prüfen und akzeptieren deine Datenschutzerklärung (falls enthalten)
Sie unterschreiben digital auf ihrem eigenen Gerät

Was nach der Unterschrift passiert

Die unterschriebene Einwilligung wird automatisch an Skyfish zurückgesendet
Die/Der Fotograf:in muss nichts weiter tun
Du kannst die Einwilligung sofort unter „Alle digitalen Einwilligungen“ einsehen

Die/Der Fotograf:in verarbeitet keinerlei personenbezogene Daten. Sie/Er ermöglicht lediglich den Zugang zum Formular.

Best Practices für Fotografen

Damit die Unterschriftensammlung vor Ort reibungslos funktioniert:

Platziere den QR-Kit sichtbar, damit Unterzeichner ihn leicht finden
Drucke QR-Code-Badges aus und führe sie immer mit dir
Halte den Link als Backup auf einem Handy bereit
Bitte Unterzeichner, die Einwilligung vor der Teilnahme am Shooting auszufüllen
Stelle sicher, dass jede identifizierbare Person am Set unterschrieben hat

Datenschutzerklärung

Elektronische Unterschriften mit Skyfish

Datenschutzhinweis für Personen, die Skyfish nutzen, um ein Dokument elektronisch zu unterschreiben.

Über Skyfish

Skyfish stellt eine sichere Plattform bereit, die Organisationen dabei hilft, Medien zu verwalten und elektronische Unterschriften in Einklang mit der DSGVO zu erfassen. Wir setzen starke Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen um und verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Anweisung der Organisation, die das Dokument ausgestellt hat.

Ist es sicher, mit Skyfish zu unterschreiben?

Ja. Skyfish nutzt einen vertrauenswürdigen Anbieter für elektronische Signaturen, dessen Technologie die EU-Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Transparenz erfüllt. Dadurch können Organisationen Simple Electronic Signatures (SeS) zuverlässig und geschützt erfassen.

Sind elektronische Unterschriften rechtlich bindend?

Wenn du „Zum Unterschreiben wischst“ oder „Zum Unterschreiben lange drückst“, erzeugst du eine Simple Electronic Signature (SeS). Elektronische Unterschriften können nach EU-Recht rechtlich bindend sein, auch Simple Electronic Signatures (SeS). Ob eine Unterschrift rechtlich bindend ist, hängt allerdings vom Dokumenttyp und den jeweils geltenden Gesetzen ab. Mehr zur rechtlichen Gültigkeit elektronischer Unterschriften findest du hier.

Was passiert, wenn du unterschreibst?

Wenn du ein Dokument über Skyfish unterschreibst, stimmst du der Nutzung einer elektronischen Unterschrift für dieses Dokument zu. Der oder die Verantwortliche (die Organisation, die deine Unterschrift anfordert) bestimmt die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten. Dazu kann die Überprüfung der Unterschrift sowie die Aufrechterhaltung eines Audit Trails gehören. Zusätzlich sind alle Angaben, die du im Dokument einträgst, für die ausstellende Organisation und andere Unterzeichnende sichtbar, entsprechend der Konfiguration des Dokuments durch den Verantwortlichen.

Wer ist für deine Daten verantwortlich?

Skyfish handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Organisation, die das Dokument ausgestellt hat (dem Verantwortlichen). Der Verantwortliche entscheidet, welche Daten erhoben werden, zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Skyfish verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen, wie in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung festgelegt.

Welche Daten verarbeitet Skyfish?

Skyfish kann im Auftrag des Verantwortlichen folgende Informationen verarbeiten und speichern:

Name
E-Mail-Adresse
IP-Adresse
Foto (falls vom Verantwortlichen verlangt)
Telefonnummer (falls verlangt)
Alle zusätzlichen personenbezogenen Daten, die du oder der Verantwortliche im Dokument einträgt
Alle Inhalte, die der Verantwortliche hochlädt und mit deinem Einverständnis verknüpft

Zweck der Datenverarbeitung

Skyfish verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich, um die Funktion elektronischer Unterschriften bereitzustellen und den Audit Trail der Signatur zu erhalten, gemäß den Weisungen des Verantwortlichen und unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Widerruf deiner Einwilligung

Wenn du deine Einwilligung zur Nutzung deines Bildes oder anderer personenbezogener Daten im Dokument gegeben hast, kannst du diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte wende dich dafür an die Organisation, die das Dokument ausgestellt hat (den Verantwortlichen). Skyfish kann Widerrufe nicht direkt verarbeiten, da wir ausschließlich nach Anweisung des Verantwortlichen handeln.

Der Verantwortliche entscheidet außerdem, wie lange deine Daten gespeichert werden und ob andere Rechtsgrundlagen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder vertragliche Anforderungen) bedeuten, dass bestimmte Informationen auch nach einem Widerruf weiter aufbewahrt werden müssen.

Dokumentenverarbeitung

Dokumente werden den Unterzeichnenden angezeigt und anschließend zu einer finalen signierten Version zusammengeführt, die Verifizierungsdaten und Metadaten enthält. Skyfish wertet Dokumente nicht aus und analysiert auch keine Inhalte. Alle zusätzlichen personenbezogenen Daten in Dokumenten werden allein vom Verantwortlichen bestimmt.

Vorlagen

Was ist die „Vorlagengalerie“?

Die Vorlagengalerie ist der Ausgangspunkt in Skyfish, um Vorlagen für digitale Einwilligungen zu erstellen. Sie enthält eine kleine Auswahl vorgefertigter Vorlagen, die dir eine Struktur liefern, mit der du arbeiten kannst. Diese sollen dir Zeit sparen, sie ersetzen keine rechtliche Prüfung. Betrachte sie als Ausgangspunkte, nicht als fertige Dokumente.

Warum es die Vorlagengalerie gibt

Die Vorlagengalerie existiert, weil die meisten Organisationen ihre Einwilligungen nicht jedes Mal komplett neu erstellen möchten, aber sich auch nicht ausschließlich auf generische Formulare verlassen wollen. Die Galerie bietet einen Mittelweg: Du bekommst etwas, das sofort nutzbar ist, behältst aber die volle Kontrolle über den Text.

Wie sie funktioniert

In der Vorlagengalerie kannst du:

jede Vorlage ansehen
eine Vorlage duplizieren, um deine eigene Version zu erstellen
einen Titel, eine Beschreibung, eine Gültigkeitsdauer und eine Sprache festlegen
den Inhalt frei bearbeiten
Smart Tags einfügen, um Datenfelder zu automatisieren
interne Notizen für dein Team ergänzen

Sobald du eine Vorlage speicherst, erscheint deine angepasste Version unter „Unsere Vorlagen“ und steht dir jedes Mal zur Verfügung, wenn du eine neue digitale Einwilligung erstellst.

Wofür die Vorlagengalerie nicht vorgesehen ist

Sie garantiert keine rechtliche Konformität.
Sie füllt keine organisationsspezifischen Informationen automatisch aus.
Sie ersetzt nicht die sorgfältige interne Überprüfung des Inhalts.

Sie ist lediglich eine strukturierte Möglichkeit, schneller zu starten, vorausgesetzt der Inhalt wird weiterhin intern geprüft.

Wie man Vorlagen erstellt

Vorlagen für digitale Einwilligungen ermöglichen es dir, Aufbau und Formulierungen deiner Einwilligungsdokumente zu standardisieren. Du kannst entweder mit einer bestehenden Vorlage aus der Vorlagengalerie starten oder deine eigene Vorlage komplett neu erstellen.

Eine Vorlage über die Vorlagengalerie erstellen

Schritt 1: Vorlagengalerie öffnen

Gehe zur „Vorlagengalerie“ im Digital-Consent-Menü.

Schritt 2: Eine vordefinierte Vorlage auswählen

Durchsuche die verfügbaren Vorlagen und wähle eine aus, die deinen Anforderungen entspricht.

Schritt 3: Vorlage duplizieren

Klicke auf „Duplizieren“, um deine eigene bearbeitbare Version zu erstellen.
Weise der Vorlage Folgendes zu:
- einen Titel
- eine Beschreibung
- eine Gültigkeitsdauer (falls für Verträge relevant)
- eine Sprache

Schritt 4: Deine Kopie bearbeiten

Die duplizierte Vorlage erscheint unter „Unsere Vorlagen“.
Öffne sie, um Text, Smart Tags oder die Struktur nach Bedarf anzupassen.

Eine Vorlage von Grund auf neu erstellen

Schritt 1: Neue Vorlage starten

Gehe zu „Unsere Vorlagen“.
Wähle „Vorlage erstellen“.

Schritt 2: Standardinhalt ersetzen

Entferne den Platzhaltertext.
Kopiere/füge deinen eigenen Vertragstext ein oder schreibe ihn direkt im Editor.

Schritt 3: Smart Tags einfügen

Füge Smart Tags überall dort ein, wo Skyfish Informationen automatisch einfüllen soll, wenn die Einwilligung erzeugt wird.
Typische Beispiele sind:
- Signer Name
- Signer Email
- Issuer Company Name
- Project Name
- Consent Purpose
- Contract Expiry Date
- Contract Issue Date

Schritt 4: Optionale Elemente hinzufügen

Nutze das Menü „Insert“, um interne Notizen (nur sichtbar für dein Team) hinzuzufügen.

Schritt 5: Vorlage speichern

Klicke auf „Speichern“.
Die Vorlage steht nun unter „Unsere Vorlagen“ zur Verfügung, wenn du neue digitale Einwilligungen erstellst.

Wie funktionieren Smart Tags?

Smart Tags ermöglichen es Skyfish, wichtige Informationen automatisch auszufüllen, sobald eine Einwilligung erstellt, unterschrieben und gespeichert wird. Wenn du sie korrekt nutzt, sorgen sie für konsistente Daten, reduzieren manuelle Eingaben und halten deinen gesamten Einwilligungs-Workflow nachvollziehbar und zuverlässig.

Liste der Smart Tags

Contract Expiry Date: Das Datum, an dem die Einwilligung nicht mehr gültig ist.

Skyfish berechnet dieses Datum automatisch ab dem Tag, an dem die Einwilligung unterschrieben wird, basierend auf dem Gültigkeitszeitraum, den du unter „Allgemeine Angaben“ festgelegt hast. Das Ablaufdatum wird danach dem Smart Tag im Vertrag hinzugefügt.

Contract Issue Date: Das Datum, an dem die Einwilligung erstellt oder unterschrieben wurde.

Issuer Company Name: Der Name des Unternehmens, das den Vertrag ausstellt.

Dieser Smart Tag verwendet den Namen, der unter „Skyfish Einstellungen“ → „Unternehmensangaben“ hinterlegt ist. Wenn du möchtest, dass ein anderer Name in der Einwilligung erscheint, kannst du entweder:

den Unternehmensnamen in Skyfish aktualisieren oder
den Smart Tag entfernen und den Namen manuell in die Vorlage schreiben.

Issuer Privacy Policy: Ein Link zu deiner Datenschutzerklärung.

Als Verantwortlicher musst du diese den Unterzeichnern zur Verfügung stellen. Wenn deine Datenschutzerklärung online ist, füge die URL unter „Einwilligung“ → „Einstellungen“ → „Digitale Einwilligung“ hinzu. Skyfish verknüpft den Smart Tag Issuer Privacy Policy dann automatisch mit dieser URL.

Project Name: Der Titel der digitalen Einwilligung, die aus der Vorlage erstellt wird.

Jede unterschriebene Einwilligung wird unter diesem Namen im System gespeichert.

Signer Email: Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, die auf der Sign Page eingegeben wird. Pflichtangabe.

Signer Name: Der Name des Unterzeichners, der auf der Sign Page eingegeben wird. Pflichtangabe.

Signer Phone: Die Telefonnummer des Unterzeichners, falls du sie verpflichtend machst.

Wenn aktiviert, muss der Unterzeichner die Nummer vor der Unterschrift angeben.

Consent Purpose: Der Zweck, für den der Unterzeichner die Nutzung der betreffenden Bilder oder Videos erlaubt.

Weitere Hinweise findest du im unteren Abschnitt.

Hinweise zur Verwendung von Smart Tags

1. Nutze Smart Tags für alle dynamischen Informationen

Smart Tags stellen sicher, dass die richtigen Informationen beim Erstellen, Ausstellen und Signieren der Einwilligung automatisch eingefügt werden. Das reduziert Fehler und hält die Daten konsistent.

2. Farbcodierung für Übersicht

Grüne Smart Tags betreffen den Unterzeichner
Blaue Smart Tags betreffen den Aussteller

Unterzeichner-Tags werden vom Unterzeichner ausgefüllt. Aussteller-Tags werden automatisch aus deinen Skyfish-Einstellungen ergänzt.

3. Wie Unterzeichnerinformationen erfasst werden

Signer Name und Signer Email sind immer erforderlich
Signer Phone und ein Selfie können optional verpflichtend gemacht werden

Alle Signer-Tags werden direkt vom Unterzeichner auf der Sign Page ausgefüllt

4. Wie Ausstellerinformationen ausgefüllt werden

Aussteller-Tags beziehen Daten aus:

deinem Skyfish-Unternehmensprofil
deinen Consent-Einstellungen
der spezifischen digitalen Einwilligung, die du erstellt hast

Wenn ein bestimmtes Feld nicht automatisch ausgefüllt werden soll (z. B. ein abweichender Firmenname), lasse den Smart Tag weg und gib die Information manuell ein.

Hinweise zum Smart Tag Consent Purpose

Warum du diesen Tag immer nutzen solltest

Wenn du den Smart Tag Consent Purpose in deiner Vorlage verwendest:

erscheint der eingegebene Zweck automatisch im unterschriebenen Vertrag
erscheint derselbe Zweck auch in den Info-Pop-ups und Download-Hinweisen aller verknüpften Medien
kann die Skyfish-Suche Einwilligungen nach Zweck-Keywords filtern

Alternativer Zweck für interne Nutzung

Du kannst zusätzlich einen internen Zweck angeben.

Das ist hilfreich, wenn:

die offizielle Einwilligung in einer anderen Sprache verfasst ist
dein Team den Zweck in einer anderen Sprache sehen muss

In diesem Fall:

der offizielle Zweck erscheint im Vertrag
der interne Zweck erscheint in Pop-ups und Download-Hinweisen

Wenn du den Smart Tag nicht verwendest

Der Zweck wird während der Erstellung der digitalen Einwilligung verpflichtend.
Du musst den internen Zweck manuell eingeben.

Hinweise zu Vertragsdaten

Contract Issue Date

Wird automatisch gefüllt, wenn die Einwilligung erstellt oder unterschrieben wird.

Contract Expiry Date

Wird automatisch ab dem Tag berechnet, an dem die Einwilligung unterschrieben wird, basierend auf dem von dir festgelegten Gültigkeitszeitraum.

Dieses Datum:

definiert, ab wann die Einwilligung nicht mehr gültig ist
unterstützt eine korrekte und regelkonforme Mediennutzung
Ermöglicht Ablaufwarnungen für verknüpfte Medien

DSGVO-Anforderungen für die Erstellung einer

Eine rechtsgültige Einwilligung besteht aus mehr als nur einer Unterschrift. Die DSGVO legt konkrete Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, bevor eine Einwilligung als wirksam gilt. Skyfish hilft dir dabei, den Prozess zu strukturieren und zu verwalten, aber du bist weiterhin dafür verantwortlich, dass der Inhalt deiner Vorlage die DSGVO-Anforderungen erfüllt.

Im Folgenden findest du eine Zusammenfassung der zentralen Anforderungen, die bei der Einholung von Einwilligungen zur Bildnutzung normalerweise unter der DSGVO gelten.

Einwilligung muss in informierter Weise erfolgen

Unterzeichner müssen verstehen:

wer ihre Daten erhebt
wofür die Bilder/Videos verwendet werden
wo das Material erscheinen kann
wie lange die Einwilligung gültig ist
wie sie ihre Einwilligung widerrufen können

Wenn dies nicht klar erklärt wird, erfüllt die Einwilligung möglicherweise nicht die DSGVO-Anforderungen.

Einwilligung muss spezifisch sein

Eine vage Formulierung wie „für Kommunikationszwecke“ reicht unter DSGVO kaum aus.

Der Zweck muss:

konkret sein
eng definiert sein
direkt auf die Nutzung der betreffenden Bilder bezogen

Skyfish unterstützt dich dabei, indem du einen Consent Purpose definieren kannst, aber die Klarheit dieses Zwecks liegt in deiner Verantwortung.

Einwilligung muss freiwillig erteilt werden

Unterzeichner müssen eine echte Wahl haben. Wenn die Unterzeichnung als verpflichtend empfunden wird oder an die Inanspruchnahme einer Leistung gekoppelt ist, könnte die Einwilligung unwirksam sein.

Einwilligung muss eindeutig erfolgen

Es muss eine klare, bestätigende Handlung vorliegen, was die digitale Signatur gewährleistet. Diesen Teil übernimmt Skyfish (sofern deine Vorlage korrekt formuliert ist).

Einwilligung muss leicht widerrufbar sein

Die DSGVO verlangt, dass der Widerruf genauso einfach sein muss wie die Erteilung der Einwilligung. Das bedeutet, deine Vorlage muss Folgendes enthalten:

eine klare Erklärung, wie der Widerruf funktioniert
die richtige E-Mail-Adresse oder Kontaktstelle

Skyfish fügt keine Widerrufsinformationen automatisch ein, du musst diese selbst ergänzen.

Einwilligung muss dokumentiert werden

Skyfish speichert die unterschriebene digitale Einwilligung und macht sie mit Dateien verknüpfbar, was die Nachvollziehbarkeit unterstützt.

Wenn eine Einwilligung widerrufen wird, musst du:

einen Nachweis behalten (z. B. durch Export des unterschriebenen Dokuments vor der Löschung)
jegliche Nutzung des betroffenen Materials einstellen

Skyfish erzwingt den „Nutzung einstellen“-Teil, indem Downloads blockiert werden, sobald die Einwilligung entfernt wird.

Was Skyfish bereitstellt und was du bereitstellen musst

Skyfish stellt bereit:

die Struktur
den Signatur-Workflow
die Speicherung
die Verknüpfungsfunktion
das automatische Download-Blocking
die Werkzeuge zur Verwaltung des Einwilligungs-Lebenszyklus

Du stellst bereit:

den Vorlagentext
die Zweckdefinition (Consent Purpose)
den Link zur Datenschutzerklärung
die Kontaktstelle für Widerrufe
interne Compliance-Prozesse

Skyfish kann nicht beurteilen, ob deine Vorlage die DSGVO-Anforderungen erfüllt, aber es stellt dir die Werkzeuge bereit, um die Einwilligung korrekt zu verwalten, sobald sie vorliegt.

Eigene Datenschutzerklärung hinzufügen

Als Verantwortliche/r bist du dafür zuständig, Unterzeichner darüber zu informieren, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Skyfish ermöglicht es dir, die Datenschutzerklärung deines Unternehmens zu digitalen Einwilligungen hinzuzufügen, sodass Unterzeichner sie vor der Unterschrift einsehen können.

Warum du deine Datenschutzerklärung hinzufügen musst

Nach den Datenschutzvorschriften (einschließlich DSGVO) müssen Unterzeichner darüber informiert werden:

wie ihre Daten verwendet werden
wer für die Verarbeitung verantwortlich ist
wie sie den Verantwortlichen kontaktieren können
welche Rechte sie in Bezug auf Auskunft, Löschung und Widerspruch haben

Durch das Hinzufügen deiner eigenen Datenschutzerklärung erfüllst du diese Pflicht und hältst deinen Einwilligungs-Workflow konform.

Wie du deine Datenschutzerklärung hinzufügst

Schritt 1: Datenschutzerklärung vorbereiten

Stelle sicher, dass deine Datenschutzerklärung online und an einem dauerhaft zugänglichen Ort verfügbar ist (z. B. auf deiner Website oder als geteilter Link in Skyfish).

Schritt 2: Die URL in Skyfish einfügen

Gehe zu „Einwilligung“ → „Einstellungen“ → „Digitale Einwilligung“.
Füge die URL deiner Datenschutzerklärung in das entsprechende Feld ein.
Speichere deine Änderungen.

Sobald die URL eingetragen ist, verwendet Skyfish sie überall dort, wo der Smart Tag Issuer Privacy Policy in einer Vorlage eingefügt wird.

Wie der Smart Tag für die Datenschutzerklärung funktioniert

Wenn du den Smart Tag Issuer Privacy Policy in eine Vorlage einfügst:

fügt Skyfish automatisch den Link zur in den Einstellungen hinterlegten URL ein
erscheint dieser Link im finalen Einwilligungsdokument, das Unterzeichnern angezeigt wird
können Unterzeichner den Link anklicken, um deine vollständige Datenschutzerklärung zu lesen, bevor sie die Einwilligung erteilen

Unterzeichner müssen deine Datenschutzerklärung akzeptieren

Wenn die Datenschutzerklärungs-URL eingetragen ist und der Smart Tag in deiner Vorlage enthalten ist:

müssen Unterzeichner deine Datenschutzerklärung akzeptieren, bevor sie die Einwilligung unterschreiben können
wird sichergestellt, dass jeder Unterzeichner über deine Datenverarbeitungspraktiken informiert ist
wird die Zustimmung zur Datenschutzerklärung als Teil des Einwilligungsprozesses dokumentiert

Damit erhältst du eine zusätzliche Ebene an Compliance und Transparenz in deinem Digital-Consent-Prozess.

Eigenes Firmenlogo hinzufügen

Du kannst deine digitalen Einwilligungsdokumente personalisieren, indem du dein Firmenlogo hinzufügst. Das Logo erscheint auf jeder Einwilligung, die aus deinen Vorlagen erstellt wird, und hilft dir dabei, dein Branding konsistent zu halten.

Wie du dein Firmenlogo hinzufügst

Schritt 1: Logodatei vorbereiten

Stelle sicher, dass dein Logo in einem webfreundlichen Format wie PNG oder JPEG gespeichert ist.

Schritt 2: Logo in Skyfish hochladen

Gehe zu „Einwilligung“ → „Einstellungen“ → „Digitale Einwilligung“.
Suche den Abschnitt „Company Logo“.
Lade deine Logodatei hoch.
Speichere deine Änderungen.

Sobald das Logo hochgeladen ist, erscheint es automatisch auf allen digitalen Einwilligungen, die aus deinen Vorlagen erstellt werden.

Unterschriften sammeln

Rechtliche Gültigkeit von eSignaturen

Sind eSignaturen rechtlich gültig?

Ja. Elektronische Signaturen sind in den meisten Teilen der Welt rechtlich gültig, einschließlich aller 27 EU-Mitgliedstaaten.

Skyfish ermöglicht es Organisationen, Simple Electronic Signatures (SeS) über einen vertrauenswürdigen Drittanbieter zu erfassen, dessen Dienste die EU-eIDAS-Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und Integrität erfüllen.

eIDAS und elektronische Signaturen (EU)

Skyfish selbst ist kein zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter im Sinne der eIDAS-Verordnung. Der in Skyfish verwendete Signaturdienst erfüllt jedoch die EU-Anforderungen an Vertrauensdienste. Dadurch kann Skyfish Organisationen dabei unterstützen, Simple Electronic Signatures (SeS) sicher und nachvollziehbar zu erfassen.

Das bedeutet:

Organisationen können Skyfish nutzen, um einfache elektronische Signaturen für alltägliche Geschäfts- und Kommunikationsprozesse zu sammeln.
Der Signaturanbieter erzeugt die elektronischen Nachweise, die zeigen, wer was unterschrieben hat und wann die Signatur erstellt wurde.
Skyfish speichert diese Nachweise als Teil des Dokumentpakets, entsprechend den Anweisungen des Verantwortlichen. Skyfish validiert oder zertifiziert keine Signaturen.

Nach eIDAS gibt es verschiedene Arten elektronischer Signaturen (Simple, Advanced und Qualified). Skyfish unterstützt derzeit Simple Electronic Signatures (SeS).

Was ist mit Ländern außerhalb der EU?

Viele Rechtsordnungen erkennen elektronische Signaturen in einer Weise an, die der EU-Praxis weitgehend ähnelt. Zum Beispiel:

USA: ESIGN und UETA erkennen elektronische Signaturen an, wenn der Unterzeichner zustimmt und die Signatur logisch mit dem Dokument verknüpft ist.
Vereinigtes Königreich: Der britische eIDAS-Rahmen erkennt elektronische Signaturen weiterhin ähnlich wie die EU-Regeln an.
Kanada, Australien, Neuseeland sowie viele Länder in Asien und Lateinamerika haben ebenfalls Gesetze, die elektronische Signaturen anerkennen.

Auch wenn der Signaturprozess von Skyfish weithin akzeptierten Grundsätzen folgt, etwa der Absicht des Unterzeichners, der Integrität des Dokuments und der Nachvollziehbarkeit, solltest du die lokalen Anforderungen prüfen, wenn Signaturen außerhalb der EU verwendet werden sollen. Die Gesetzeslage unterscheidet sich teilweise erheblich, und Skyfish kann keine rechtliche Gültigkeit außerhalb der EU garantieren.

Gibt es Ausnahmen?

Ja. Bestimmte Dokumentarten erfordern weiterhin handschriftliche Unterschriften, zum Beispiel:

Immobilientransaktionen
Testamente und letztwillige Verfügungen
Dokumente aus dem Familien- und Erbrecht
Bestimmte behördliche Formulare
Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung erfordern

Skyfish ist für solche Dokumenttypen nicht vorgesehen.

💡 Wenn du dir bei der rechtlichen Gültigkeit in einem bestimmten Anwendungsfall oder einer bestimmten Jurisdiktion unsicher bist, solltest du rechtlichen Rat einholen.

Wichtiger Hinweis: Skyfish ist keine Anwaltskanzlei, und dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.

Wie man Unterschriften auf der digitalen

Skyfish macht es leicht, rechtsgültige digitale Unterschriften zu sammeln. Sobald die/der Unterzeichner:in die Einwilligung ausfüllt, fügt Skyfish die digitale Signatur automatisch am Ende des Dokuments ein und sendet die unterschriebene Einwilligung direkt an dein Konto zurück.

Die digitale Einwilligung mit Unterzeichnern teilen

Nachdem du deine digitale Einwilligung erstellt und gespeichert hast, bietet Skyfish mehrere Möglichkeiten, sie zu teilen:

Option 1: URL teilen

Kopiere den eindeutigen Link von der Einwilligungsseite
Sende ihn direkt per E-Mail, Nachricht oder über einen anderen Kommunikationskanal an die/den Unterzeichner:in

Option 2: QR-Code teilen

Lade den QR-Code herunter oder erstelle einen Screenshot
Gib ihn der/dem Fotografin/Fotografen oder zeige ihn vor Ort vor
Unterzeichner scannen den QR-Code und öffnen das Einwilligungsformular auf ihrem eigenen Gerät

Dies ist besonders hilfreich bei Fotoshootings oder Veranstaltungen, bei denen Unterzeichner sofort unterschreiben müssen.

Option 3: Den QR-Kit herunterladen

Zusätzlich zum Link und QR-Code kannst du auch den „QR-Kit“ herunterladen. Er enthält:

eine druckfertige PDF mit dem QR-Code für den Einsatz vor Ort
ein Blatt mit QR-Codes, das als Badges ausgedruckt werden kann

Der QR-Kit ist für Fotografen oder Teams gedacht, die Unterschriften persönlich einsammeln. Er stellt sicher, dass Unterzeichner die digitale Einwilligung leicht scannen und öffnen können, ohne dass Mitarbeiter Links manuell versenden müssen.

Aufgabe der Unterzeichner

Wenn der Unterzeichner den Link öffnet oder den QR-Code scannt, wird er:

den Zustimmungstext lesen
die erforderlichen Informationen ausfüllen (Name, E-Mail; Telefonnummer oder Selfie, falls erforderlich)
Ihre Datenschutzrichtlinie akzeptieren (falls sie über einen Smart-Tag eingebunden ist)
das Dokument digital auf seinem Gerät unterschreiben

Skyfish fügt die Unterschrift anschließend automatisch in das Dokument ein.

Aufgabe der Unterzeichner

Wenn die/der Unterzeichner:in den Link öffnet oder den QR-Code scannt, wird sie/er:

den Einwilligungstext prüfen
die erforderlichen Informationen ausfüllen (Name, E-Mail; Telefonnummer oder Selfie, falls erforderlich)
deine Datenschutzerklärung akzeptieren (falls über einen Smart Tag eingefügt)
digital auf ihrem/seinem Gerät unterschreiben

Skyfish fügt die digitale Signatur automatisch in das Dokument ein.

Einstellungen für die Einwilligung von Kindern und Erwachsenen

Ein Elternteil oder eine gesetzliche Vertretung unterschreibt für Minderjährige, die selbst keine rechtlich wirksame Einwilligung erteilen können. Wenn die/der Unterzeichner:in den Link öffnet oder den QR-Code scannt, wird sie/er:

den Einwilligungstext prüfen
die erforderlichen Angaben zu sich selbst und zur minderjährigen Person ausfüllen (Name, E-Mail-Adresse; Telefonnummer oder Selfie, falls erforderlich)
deine Datenschutzerklärung akzeptieren (falls über einen Smart Tag eingefügt)
digital auf ihrem/seinem Gerät unterschreiben

Skyfish fügt die digitale Signatur automatisch in das Dokument ein.

Was nach der Unterzeichnung in Skyfish passiert

Wenn ein/e Unterzeichner:in eine digitale Einwilligung ausfüllt, verarbeitet und speichert Skyfish die Informationen automatisch. Dadurch bleiben Unterschriften nachvollziehbar, prüfbar und sofort bereit, mit Medien verknüpft zu werden.

1. Die unterschriebene Einwilligung wird automatisch zurückgesendet

Sobald die/der Unterzeichner:in die Einwilligung abschickt:

wird das unterschriebene Dokument direkt in deinen Skyfish-Arbeitsbereich hochgeladen
es erscheint unter „Alle digitalen Einwilligungen“ und unter „Von mir erstellt“ (für die/den Besitzer:in)
du musst nichts manuell importieren oder hochladen

2. Skyfish ergänzt wichtige Vertragsdetails

Skyfish weist automatisch folgende Informationen zu und speichert sie:

Contract Issue Date: Das Datum, an dem die Einwilligung erstellt oder unterschrieben wurde.

Contract Expiry Date: Automatisch berechnet basierend auf dem Gültigkeitszeitraum, den du bei der Erstellung der digitalen Einwilligung definiert hast.

Unterzeichnerinformationen
- Erfasst über die Sign Page:

- - Name
  - E-Mail
  - Telefonnummer (falls erforderlich)
  - Selfie (falls erforderlich)

Alle Informationen werden sicher im Einwilligungsdatensatz gespeichert.

3. Die Einwilligung ist bereit zur Nutzung mit Medien

Sobald die Einwilligung zurückgesendet wurde, steht sie sofort bereit für:

das Verknüpfen mit Bildern und Videos in Skyfish
das Anzeigen von Zweckinformationen in Pop-ups und Download-Hinweisen
das Aktivieren von Ablaufwarnungen und automatischem Download-Blocking bei Ablauf der Einwilligung
das Auffinden über die Skyfish-Suche (basierend auf Zwecktext und Metadaten)

So wird eine regelkonforme Nutzung über die Zeit sichergestellt.

4. Ablaufwarnungen und Download-Blocking

Wenn eine Einwilligung ein Ablaufdatum hat und mit Medien verknüpft ist:

benachrichtigt dich Skyfish, wenn das Datum näher rückt
werden Medien, die mit einer abgelaufenen Einwilligung verknüpft sind, automatisch für den Download blockiert

So unterstützt Skyfish eine DSGVO-konforme Nutzung von Bildmaterial.

Wie die unterzeichnende Person eine Kopie der

Unterzeichner erhalten automatisch eine eigene Kopie der digitalen Einwilligung, die sie unterschrieben haben. Skyfish übernimmt diesen Prozess für dich, um Transparenz und eine korrekte Dokumentation sicherzustellen.

Unterzeichner erhalten die abgeschlossene Einwilligung automatisch

Unmittelbar nachdem die/der Unterzeichner:in die digitale Signatur abgeschlossen hat:

sendet Skyfish der/dem Unterzeichner:in eine E-Mail mit einer Kopie der vollständig unterschriebenen Einwilligung
das Dokument enthält die digitale Signatur und alle Angaben, die die/der Unterzeichner:in eingereicht hat
die/der Unterzeichner:in benötigt kein Skyfish-Konto, um die Datei zu erhalten oder anzusehen

So wird sichergestellt, dass Unterzeichner jederzeit Zugang zu der Dokumentation haben, der sie zugestimmt haben.

Was Unterzeichnende in ihrer Kopie sehen

Die Kopie der Einwilligung enthält:

den vollständigen Einwilligungstext
die persönlichen Angaben des Unterzeichnenden (Name, E-Mail, Telefonnummer/Selfie, falls erforderlich)
Datum und Uhrzeit der Unterschrift
die Unternehmensinformationen, die du bereitgestellt hast
die angewendete digitale Signatur am Ende des Dokuments
(falls verwendet) einen Link zu deiner Datenschutzerklärung

Dies bietet vollständige Transparenz über die Bedingungen und die Verwendung ihrer Daten.

Keine zusätzliche Konfiguration erforderlich

Solange:

die Einwilligung die erforderlichen Unterzeichnerfelder enthält
die/der Unterzeichner:in eine gültige E-Mail-Adresse angibt

…übernimmt Skyfish den gesamten Zustellprozess automatisch.

Du musst nichts manuell hochladen, exportieren oder versenden.

Verwaltung des Consent-Lebenszyklus

Wie man Dateien mit der digitalen Einwilligung einer unterzeichnenden Person verknüpft

Das Verknüpfen von Dateien mit einer unterschriebenen digitalen Einwilligung stellt sicher, dass Fotos und Videos mit den richtigen Berechtigungen verwendet werden. Sobald eine Datei verknüpft ist, zeigt Skyfish die Einwilligungsinformationen an der Datei an und wendet die entsprechenden Regeln an, einschließlich Zweckanzeige und Ablaufdaten.

Bevor du Dateien verknüpfst

Wenn ein Foto oder Video mehr als eine identifizierbare Person zeigt, musst du von jeder einzelnen Person eine unterschriebene Einwilligung einholen, bevor du die Datei in Skyfish mit jemandem verknüpfst. Das schützt dich davor, Material zu verwenden, für das nur teilweise eingewilligt wurde.

Skyfish erkennt nicht, wer auf einer Datei zu sehen ist. Du entscheidest, welche Einwilligungen verknüpft werden sollen.

Die richtige Einwilligung finden

Gehe zu „Digitale Einwilligung“ → „Alle digitalen Einwilligungen“ und öffne die Einwilligung, die du verwenden möchtest.

Stelle sicher, dass die Einwilligung unterschrieben und aktiv ist. Dann kannst du Dateien verknüpfen.

Dateien finden

Öffne den Skyfish Drive und finde die Fotos oder Videos, die du verknüpfen möchtest. Du kannst eine Datei oder mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.

Nutze Ordner oder die Suche, wenn du die Ergebnisse eingrenzen musst.

Dateien mit einer Einwilligung verknüpfen

Wähle die Datei(en) aus und öffne das File-Info-Panel. Klicke auf „Einwilligung verknüpfen“ und suche nach der entsprechenden digitalen Einwilligung. Sobald du sie auswählst, wird die Einwilligung mit den gewählten Dateien verknüpft.

Was Skyfish nach dem Verknüpfen anzeigt

Wenn eine Einwilligung verknüpft wurde, zeigt das Informationspanel der Datei:

die verknüpfte digitale Einwilligung
den Zweck (oder den internen Zweck, falls verwendet)
das Contract Expiry Date

So versteht dein Team, wie die Datei genutzt werden darf.

Skyfish setzt Regeln automatisch durch:

Dateien mit abgelaufenen Einwilligungen werden für den Download blockiert
Ablaufwarnungen helfen dir, rechtzeitig zu reagieren

Dateien mit mehreren Personen

Wenn eine Datei mehr als eine Person zeigt, verknüpfe die unterschriebene Einwilligung jeder Person mit dieser Datei. Skyfish zeigt alle verknüpften Einwilligungen im „Einwilligung“-Panel der Datei an. Wenn eine erforderliche Einwilligung abläuft, wird der Download für die Datei blockiert, bis die Einwilligung erneuert wird.

Verknüpfte Einwilligungen bearbeiten oder prüfen

Du kannst jederzeit eine Datei öffnen und alle damit verknüpften Einwilligungen ansehen. In der „Einwilligungsübersicht“ kannst du:

abgelaufene Einwilligungen entfernen
neue Einwilligungen hinzufügen
Ablaufdaten überprüfen
sehen, welche Berechtigungen gelten

Skyfish aktualisiert alles sofort, so bleibt die Nutzung regelkonform.

Wissenswertes zum Widerruf von Einwilligungen

Personen haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wenn dies geschieht, darf die Einwilligung nicht weiter verwendet werden und alle verknüpften Dateien müssen als nicht freigegeben behandelt werden. Die sicherste Methode, einen Widerruf in Skyfish umzusetzen, besteht darin, die unterschriebene digitale Einwilligung zu löschen.

Durch das Löschen wird die Wirkung der Einwilligung sofort für alle verknüpften Medien aufgehoben.

Wie der Widerruf in Skyfish funktioniert

Um einen Widerruf zu verarbeiten, lösche einfach die unterschriebene digitale Einwilligung.

Diese Aktion:

entfernt die Einwilligung aus deiner Bibliothek
löst alle bestehenden Verknüpfungen zwischen Dateien und dieser Einwilligung
führt dazu, dass alle zuvor verknüpften Dateien als nicht eingewilligt gelten
blockiert automatisch den Download dieser Dateien
stellt sicher, dass die ungültige Einwilligung nicht versehentlich weiterverwendet wird

Dieser Ansatz entspricht dem tatsächlichen Sinn des Widerrufs: Die betroffene Person erteilt keine Erlaubnis mehr.

Wenn du aus rechtlichen Gründen Dokumentationen behalten musst, exportiere vor dem Löschen eine Kopie der unterschriebenen Einwilligung und speichere sie auf deinem internen Systemen.

Was mit verknüpften Dateien passiert

Sobald die Einwilligung gelöscht wurde:

bleiben die Dateien in Skyfish sichtbar
werden Downloads der Dateien blockiert
erscheint keine Zweck-Information mehr an den Dateien
erfordert jede weitere Nutzung des Materials eine neue unterschriebene Einwilligung
kannst du die Dateien jederzeit mit einer neuen Einwilligung verknüpfen

Skyfish löscht das Material nicht, es stellt nur sicher, dass es ohne gültige Einwilligung nicht verwendet werden kann.

Wie Unterzeichner ihre Einwilligung widerrufen

Widerrufsanfragen werden direkt an deine Organisation gestellt. Skyfish erhält oder verarbeitet solche Anfragen nicht.

Füge die richtige Kontaktadresse für Widerrufe in deine Vorlagen ein

Wenn du eine Einwilligungsvorlage erstellst, füge die E-Mail-Adresse hinzu, über die Unterzeichner einen Widerruf beantragen können.

Diese Adresse wird nicht automatisch eingefügt und sollte zu dem Team gehören, das solche Anfragen bearbeitet (z. B. Datenschutz, Kommunikation, Support).

Empfohlener Workflow für Widerrufe

Wenn du eine Widerrufsanfrage erhältst:

Anfrage verifizieren
die betreffende unterschriebene digitale Einwilligung öffnen
sie exportieren, falls du einen internen Nachweis benötigst
die Einwilligung in Skyfish löschen
prüfen, dass alle zuvor verknüpften Dateien jetzt blockiert sind
eine neue Einwilligung einholen, wenn das Material erneut verwendet werden soll

Weitere Schritte im Skyfish-System sind nicht erforderlich.

Interne Hinweise

Teams, die das Material nutzen, sollten informiert werden, dass:

die Einwilligung widerrufen wurde
das verknüpfte Material nicht mehr verwendet werden darf
veröffentlichte Inhalte je nach Kontext geprüft oder entfernt werden müssen

Dies hilft, die versehentliche Nutzung nicht genehmigten Materials zu vermeiden.

Tipps zur Verwaltung von Einwilligungen

Skyfish Consent hilft deinem Team genau zu verstehen, wie Bilder verwendet werden dürfen, unabhängig davon, ob die Einwilligung über den Digital-Consent-Workflow erstellt oder als reguläre Einwilligung hochgeladen wurde. Das System nutzt klare Hinweise und Downloadregeln, um Missbrauch zu verhindern und Einwilligungsgrenzen in deiner gesamten Medienbibliothek sichtbar zu machen.

Deinem Team helfen, Bilder korrekt zu verwenden

Skyfish zeigt den Einwilligungsstatus direkt an Bildern anhand von drei Kennzeichnungen:

Aktive Einwilligung

Abgelaufene Einwilligung

Keine Einwilligung erforderlich

Wenn ein Bild eine aktive Einwilligung hat, sehen Benutzer den Zweck und das Ablaufdatum, bevor sie es herunterladen.

Wenn die Einwilligung abgelaufen ist, wird das Bild ausgegraut dargestellt und kann nicht heruntergeladen werden. So wird eine versehentliche Nutzung verhindert.

Wenn keine Einwilligung erforderlich ist, zeigt das Bild das Symbol „No consent required“ und kann frei heruntergeladen werden.

Diese Kennzeichnungen gelten sowohl für:

Dateien, die mit einer digitalen Einwilligung verknüpft sind, als auch
Dateien, die über die reguläre (hochgeladene) Einwilligung verwaltet werden

Alle Dateien finden, die von einer Einwilligung betroffen sind

Wenn eine Einwilligung abläuft oder vorzeitig endet (z. B. durch Löschen nach einem Widerruf), verhindert Skyfish automatisch Downloads und deaktiviert geteilte Links sowie PowerPoint-Einbettungen, damit das Material nicht versehentlich verwendet wird.

In der Einwilligungsübersicht kannst du sofort alle Bilder sehen, die mit einer bestimmten Einwilligung verknüpft sind. Die Anzahl der verknüpften Dateien erscheint in der Spalte „Dateien“. Durch Anklicken der Zahl kannst du die vollständige Liste der verknüpften Bilder einsehen. Von dort kannst du einzelne Verknüpfungen entfernen oder alle auf einmal löschen.

So kannst du leicht prüfen, welche Bilder betroffen sind, und sicherstellen, dass sie nicht mehr verwendet werden, sobald die Einwilligung ungültig ist.

Zugriff auf Einwilligungsdetails verwalten

Zum Schutz personenbezogener Daten sind Einwilligungsdokumente eingeschränkt sichtbar.

Nur Admins und Consent Admins können die vollständigen Consent-Übersichten öffnen
Benutzer können die ursprünglichen Einwilligungsdateien nicht öffnen, weder hochgeladene PDFs noch digitale Einwilligungen
Admins können Zweck und Ablaufdatum für hochgeladene Einwilligungen ausfüllen oder bearbeiten
Benutzer sehen nur die Informationen, die sie für die korrekte Bildnutzung benötigen (Zweck und Ablaufdatum)

So bleiben personenbezogene Daten geschützt, während Teams dennoch die nötigen Hinweise für eine regelkonforme Nutzung erhalten.

Bilder, die keine Einwilligung benötigen

Einige Bilder benötigen keine Einwilligung, zum Beispiel:

Stockfotos
Bilder ohne identifizierbare Personen
Bilder, die nur für interne Kommunikation verwendet werden
Bilder, die unter spezifische gesetzliche Ausnahmen fallen

Admins können ein Bild im File-Info-Panel als „No consent required“ markieren.

Sobald dies eingestellt ist:

erscheint das Symbol „No consent required“
wird die Datei als freigegeben behandelt
Teammitglieder können sie ohne Einschränkungen herunterladen

Das hilft, Verwirrung zu vermeiden, besonders in gemischten Sammlungen.

Vorhandene, bereits in Skyfish gespeicherte PDF-Einwilligungen nutzen

Wenn du ältere oder manuell unterzeichnete Einwilligungen als PDFs in Skyfish gespeichert hast, kannst du sie trotzdem in den Consent-Workflow integrieren.

So fügst du sie hinzu:

Rechtsklick auf das PDF
Wähle „In Einwilligung umwandeln“
Die Datei wird in die Consent-Übersicht verschoben.
Admins können dann Zweck, Ablaufdatum und Verknüpfungen zu Dateien hinzufügen.

So gelingt der Übergang vom alten Einwilligungsprozess zum neuen System, ohne vorhandene Dokumentationen zu verlieren.

Einwilligungen mit Ordnern übersichtlich organisieren

Einwilligungsordner helfen dir, manuell hinzugefügte Einwilligungen in einer Ordnerstruktur zu organisieren – ähnlich wie in deinem Skyfish Drive. Du kannst Einwilligungen z. B. nach Shooting, Abteilung, Ablaufdatum und mehr gruppieren.

So erstellst du einen Ordner

Gehe zu „Einwilligungen“
Klicke in der linken Seitenleiste auf „Ordner hinzufügen“
(Optional) Füge eine Beschreibung hinzu, damit du den Kontext und alle Details sehen kannst, ohne jede Einwilligung einzeln öffnen zu müssen.

Du kannst auch einen Ordner erstellen, wenn du neue Einwilligungen hochlädst oder wenn du bestehende Dateien in eine Einwilligung umwandelst.

So fügst du Einwilligungen einem Ordner hinzu

Nachdem du einen Ordner erstellt hast, hast du drei Möglichkeiten:

1) Eine Einwilligung direkt in einen Einwilligungsordner hochladen

Öffne den gewünschten Ordner
Klicke oben rechts in der Einwilligungsübersicht auf „Einwilligungsordner hochladen“

2) Eine einzelne Einwilligung aus der Einwilligungsübersicht in einen Ordner verschieben

Gehe zur Einwilligungsübersicht
Entweder:
- Fahre mit der Maus über das Feld „Ordner“ und klicke auf das +-Symbol, oder
- Markiere die Einwilligung und klicke oben rechts auf „In Ordner verschieben“

3) Mehrere Einwilligungen gleichzeitig in einen Ordner verschieben

Gehe zur Einwilligungsübersicht
Markiere die Einwilligungen, die du verschieben möchtest
Klicke oben rechts auf „In Ordner verschieben“

Mit digitalen und regulären Einwilligungen arbeiten

Skyfish unterstützt beide Einwilligungsarten nahtlos:

Digitale Einwilligungen
- Online erstellt
- Digital unterschrieben
- Automatisch an Skyfish zurückgesendet
- Für Verknüpfungen und Lifecycle-Management nutzbar
Reguläre (hochgeladene) Einwilligungen
- PDFs aus externen Workflows
- Manuell hochgeladen
- Mit „In Einwilligung umwandeln“ umgewandelt
- Vollständig in denselben Tools nutzbar