Digitale samtykker

Hvad er et digitalt samtykke / underskrivere

Et digitalt samtykke er en kontrakt genereret i Skyfish, der gør det muligt at indsamle juridisk gyldigt samtykke fra de personer, der optræder på dine fotos eller videoer. I stedet for at bruge udskrevne formularer, e-mailvedhæftninger eller spredte PDF’er foregår hele processen digitalt – fra oprettelse til underskrift og lagring.

Signeringssiden er den side, som underskrivere ser, når de åbner samtykkelinket eller scanner QR-koden. Den er designet til at være hurtig at udfylde, samtidig med at vilkår og formål fremgår tydeligt.

Hvad signeringssiden indeholder

En typisk signeringsside viser:

samtykketeksten baseret på din valgte skabelon
det formål, som billeder eller videoer må bruges til
de krævede felter for underskriveren (navn, e-mail og eventuelle yderligere felter, du har aktiveret)
virksomhedens privatlivspolitik (hvis du har tilføjet smart tagget Issuer Privacy Policy)
feltet til den digitale underskrift

Alt, hvad underskriveren indtaster, registreres direkte i Skyfish, så du undgår ufuldstændige eller forkerte oplysninger.

Hvad sker der efter underskrivning

Når underskriveren har udfyldt formularen:

indsætter Skyfish automatisk underskriften i samtykket
det underskrevne samtykke gemmes med det samme i din Skyfish-konto
Underskriveren får tilsendt en kopi via e-mail
samtykket er straks klar til at blive knyttet til dine billeder

Der kræves ingen manuelle uploads, så længe skabelonen er konfigureret korrekt.

Sådan opretter du et digitalt samtykke

1. Start et nyt samtykke

Gå til “Alle digitale samtykker” eller “Oprettet af mig”.
Klik på “Opret samtykke”.

2. Tilføj grundlæggende oplysninger

Indtast en titel (denne bliver til det digitale samtykkes Project Name).
Tilføj en beskrivelse til intern brug (valgfrit).
Vælg en ejer.
Tilføj et referencetekstfelt, hvis din organisation bruger interne identifikatorer (valgfrit).

3. Vælg en skabelon

Vælg den samtykkeskabelon, du har forberedt på forhånd.

4. Indtast samtykkets formål

Tilføj Consent Purpose (se den separate.
Hvis formålsfeltet er påkrævet i din skabelon, skal du udfylde det, før du kan fortsætte.

5. Angiv gyldighedsperioden

Definér, hvor længe samtykket skal være gyldigt.
Skyfish beregner automatisk Contract Expiry Date baseret på denne indstilling.

6. Indstillinger for samtykke til børn og voksne

Vælg, om denne skabelon må bruges til samtykker for mindreårige, og vælg derefter én af følgende muligheder:

Kun voksne
Voksne for sig selv eller et barn
Kun voksne på vegne af et barn

Hvis skabelonen bruges til børn, skal du angive myndighedsalderen. Det er den alder, hvor en person betragtes som myndig og kan underskrive uden samtykke fra forælder eller værge.

7. Vælg krav til underskriveren

Afgør, hvilke oplysninger underskrivere skal udfylde ved underskrift:

Navn (påkrævet)
E-mail (påkrævet)
Telefonnummer (valgfrit)
Selfie (valgfrit)

Aktivér eller deaktivér disse felter efter din virksomheds behov.

8. Gem samtykket

Klik på “Gem” for at oprette det digitale samtykke.

9. Del samtykket med underskrivere

Del den automatisk genererede URL eller QR-kode med:
- underskriveren direkte, eller
- fotografen (hvis vedkommende er ansvarlig for underskriftsindsamling på stedet).

Sådan indtaster du et “formål” i et digitalt samtykke

Formålet definerer præcist, hvad underskriveren giver samtykke til. Det skal være klart, specifikt og præcist, så både dit team og underskriveren forstår, hvordan billeder eller videoer må bruges.

Hvad skal et formål indeholde?

Eksempler på veldefinerede formål:

Brug på egne kommunikationskanaler (website, sociale medier, nyhedsbreve osv.)
Brug i trykte og digitale markedsføringsmaterialer (plakater, flyers, præsentationer osv.)
Brug i presseomtale og redaktionelle sammenhænge
Deling med kommercielle partnere til brug i deres marketing, kommunikation og annoncering

Undgå vage beskrivelser. Jo mere specifikt formålet er, desto lettere er det senere at sikre korrekt brug af materialet.

Hvorfor formålet er vigtigt i Skyfish

Teksten, du indtaster i formålsfeltet, bliver:

Søgbar i Skyfish
Synlig på alt medieindhold, der er knyttet til samtykket
Et filter, du kan bruge til at finde billeder, der er godkendt til et bestemt formål

For hurtigt at finde det materiale, der er godkendt til et bestemt formål, kan du også inkludere nøgleord som “sociale medier”, “intern brug”, “marketing” og søge efter dem i Skyfish.

Sådan fungerer formålsfelterne

Der findes to slags formålsfelter afhængigt af din skabelonopsætning:

Formål til brug i kontrakten (officielt formål)
Formål til intern brug (kun internt formål)

Hvilke felter, der vises, afhænger af, om smart tagget Consent Purpose er inkluderet i din skabelon.

1. Hvis smart tagget Consent Purpose smart tag is er inkluderet i skabelonen

Du vil se feltet: “Til brug i kontrakten”.

Dette felt er obligatorisk. Denne tekst:

fremgår af det underskrevne dokument
vises internt på medier, der er knyttet til samtykket
bliver søgbar i hele Skyfish.

Valgfrit: Tilføj en version til intern brug

Hvis du vælger at tilføje et internt formål:

Det officielle formål vises i det underskrevne dokument
Det interne formål vises på medier, der er knyttet til samtykket
Dette er nyttigt, når samtykket er på ét sprog (fx engelsk), men dit team arbejder på et andet (fx dansk), eller når interne brugere har brug for ekstra detaljer.

2. Hvis smart tagget Consent Purpose ikke er inkluderet i skabelonen

Du vil kun se: “Til intern brug”.

Dette felt er obligatorisk, fordi det styrer, hvad der vises på medier knyttet til samtykket. Denne tekst:

fremgår ikke af det underskrevne dokument
vises kun på medier, der er knyttet til samtykket
forbliver søgbar, så du kan filtrere filer ud fra formålsnøgleord.

Hvordan formål påvirker søgning og filtrering

Skyfish behandler formålsteksten som søgbar metadata.

Det betyder, at hvis formålet indeholder strukturerede nøgleord som:

“Sociale medier”
“Intern brug”
“Marketing”

…kan du senere søge på disse udtryk for hurtigt at finde alle filer knyttet til samtykker, der tillader denne brug.

Eksempel:

Søg efter “sociale medier” → Skyfish viser alle filer, der er knyttet til samtykker med dette formål.

Sådan deler du QR-koder og links til det digitale samtykke med en fotograf

Fotografer indsamler ofte underskrifter på stedet, og derfor er det vigtigt, at de hurtigt og nemt kan få adgang til det digitale samtykke. Skyfish giver flere muligheder for at dele samtykket med fotografer, så de kan sende det direkte til underskrivere ved fotoshoots eller events.

Deling af linket til det digitale samtykke

Hvert digitalt samtykke har en unik URL. Du kan dele dette URL link med fotografen, så vedkommende kan sende det direkte til underskriverne.

Sådan deler du linket:

Åbn det digitale samtykke, du har oprettet.
Kopiér samtykkelinket, som vises øverst.
Send det til fotografen via e-mail, SMS, chat eller et internt kommunikationsværktøj.

Fotografen kan derefter sende linket videre til de personer, der optræder på billederne.

Deling af QR-koden

Skyfish viser en QR-kode for hvert digitalt samtykke. Det er ideelt til fotoshoots, hvor personer kan scanne og underskrive på stedet.

Sådan bruger fotografer QR-koden:

Print den til brug på optagelsesstedet.
Vis den på en telefon eller tablet.
Tilføj den til skilte eller clipboard.

Når koden scannes, åbnes samtykkesiden på underskriverens enhed.

Brug af QR-kit til indsamling af underskrifter på stedet

Skyfish tilbyder også et QR-kit, der er udviklet specifikt til fotografer og teams, der indsamler mange underskrifter på farten.

QR-kittet indeholder:

En printklar PDF med QR-koden til brug på stedet.
Et ark med QR-koder klar til udskrivning som badges (ideelt til store fotoshoots, events eller gruppeindstillinger).

Dette gør det nemt for fotografer at opsætte en ensartet og professionel underskriftsstation.

Hvornår bør du bruge QR-kittet

QR-kittet er særligt brugbart, når:

Mange personer skal gennemføre samtykket hurtigt.
Individuel deling af linket er upraktisk.
Du ønsker scanningsbadges til fotografer, assistenter eller deltagere.
Du har brug for en enkel, genanvendelig opsætning til tilbagevendende lokationer eller events.

Hvad fotografen skal vide

Når du deler QR-koden, QR-kittet eller linket med en fotograf, skal du sikre dig, at vedkommende forstår:

Sådan gennemfører underskriveren samtykket:

Underskriveren åbner linket eller scanner QR-koden.
Vedkommende udfylder de påkrævede felter (navn, e-mail og eventuelle ekstra felter, du har aktiveret).
Underskriveren gennemlæser og accepterer din persondatapolitik (hvis den er inkluderet).
Samtykket underskrives digitalt på underskriverens egen enhed.

Hvad der sker efter underskrift:

Det underskrevne samtykke returneres automatisk til Skyfish.
Fotografen skal ikke foretage sig noget.
Du kan straks se samtykket under “Alle digitale samtykker”.

Fotografen håndterer aldrig personoplysninger. Vedkommende giver kun adgang til formularen.

Anbefalet praksis for fotografer

For at sikre en smidig indsamling af underskrifter på stedet:

Placér QR-kittet tydeligt, hvor underskrivere let kan se det.
Print og bær QR-kode-badges for hurtig adgang.
Gem linket på en telefon som backup.
Opfordr underskrivere til at gennemføre samtykket, før de deltager i fotos.
Sørg for, at alle identificerbare personer på billederne har underskrevet.

Privatlivspolitik

Elektroniske underskrifter med Skyfish

Privatlivspolitik for personer, der bruger Skyfish til at underskrive et dokument elektronisk.

Om Skyfish

Skyfish stiller en sikker platform til rådighed, som hjælper organisationer med at håndtere medier og indsamle elektroniske underskrifter i overensstemmelse med GDPR. Vi har indført stærke foranstaltninger til at sikre privatliv og sikkerhed og behandler kun personoplysninger efter instruks fra den organisation, der har oprettet dokumentet.

Er det sikkert at underskrive med Skyfish?

Ja. Skyfish bruger en betroet udbyder af elektroniske underskrifter, hvis teknologi lever op til EU’s krav til sikkerhed, privatliv og gennemsigtighed. Det gør det muligt for organisationer at indsamle Simple Electronic Signatures (SeS) på en pålidelig og forsvarlig måde.

Er elektroniske underskrifter juridisk bindende?

Når du “Swiper for at underskrive” eller “Holder knappen nede for at underskrive,” opretter du en Simple Electronic Signature (SeS). Elektroniske underskrifter kan være juridisk bindende under EU-lovgivningen, også Simple Electronic Signatures (SeS). Om en underskrift er juridisk bindende afhænger af dokumenttypen og den gældende lovgivning. Læs mere om den juridiske gyldighed af elektroniske underskrifter.

Hvad sker der, når du underskriver?

Når du underskriver et dokument via Skyfish, accepterer du at bruge en elektronisk underskrift til det pågældende dokument. Den dataansvarlige (organisationen, der anmoder om din underskrift) fastlægger det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger, herunder verificering af underskriften og opretholdelse af sporbarhed. Derudover vil oplysninger, du indtaster i dokumentet, være tilgængelige for den udstedende organisation og eventuelle andre underskrivere i overensstemmelse med den dataansvarliges konfiguration af dokumentet.

Hvem er ansvarlig for dine data?

Skyfish fungerer som databehandler på vegne af den organisation, der har udstedt dokumentet (den dataansvarlige). Den dataansvarlige beslutter, hvilke data der indsamles, formålene med behandlingen, og hvor længe data gemmes. Skyfish behandler personoplysninger udelukkende efter dokumenterede instrukser fra den dataansvarlige, som defineret i databehandleraftalen.

Hvilke data behandler Skyfish?

Skyfish kan behandle og gemme følgende oplysninger på vegne af den dataansvarlige:

Navn
E-mailadresse
IP-adresse
Foto (hvis påkrævet af den dataansvarlige)
Telefonnummer (hvis påkrævet)
Eventuelle yderligere personoplysninger, der indtastes i dokumentet af dig eller den dataansvarlige
Alt indhold, der uploades af den dataansvarlige, og som knyttes til din samtykkeerklæring

Formål med databehandlingen

Skyfish behandler udelukkende personoplysninger for at levere muligheden for elektroniske underskrifter og opretholde underskrifternes revisionslog (audit trail) i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser og vores databehandleraftale.

Tilbagetrækning af samtykke

Hvis du har givet samtykke til brugen af dit billede eller andre personoplysninger i dokumentet, har du ret til at trække dette samtykke tilbage når som helst. Kontakt den organisation, der har udstedt dokumentet (den dataansvarlige), for at gøre dette. Skyfish kan ikke behandle anmodninger om tilbagetrækning direkte, da vi kun handler efter instrukser fra den dataansvarlige.

Den dataansvarlige afgør også, hvor længe dine oplysninger gemmes, og om andre juridiske grundlag (f.eks. retlige forpligtelser eller kontraktkrav) betyder, at visse oplysninger skal bevares, selv efter at samtykket er trukket tilbage.

Håndtering af dokumenter

Dokumenter vises for underskrivere og samles derefter i en endelig underskrevet version, der indeholder verificeringsdata og metadata. Skyfish udtrækker eller analyserer ikke dokumentindhold. Alle øvrige personoplysninger i dokumenterne fastsættes af den dataansvarlige.

Skabeloner

Hvad er “Skabelongalleri”?

“Skabelongalleri” er Skyfishs udgangspunkt for at oprette skabeloner til digitale samtykker. Det indeholder et mindre udvalg af skabeloner, som giver dig en struktur at arbejde ud fra. De er lavet for at spare din tid — ikke for at erstatte jeres juridiske gennemgang. Brug dem som udgangspunkt, ikke som færdige dokumenter.

Hvorfor bruge “Skabelongalleri”

Skyfish tilbyder “Skabelongalleri”, fordi de fleste virksomheder ikke ønsker at opbygge hvert eneste samtykke fra bunden. Med galleriet får du noget brugbart med det samme, men bevarer fuld kontrol over teksten.

Sådan fungerer det

Fra “Skabelongalleri” kan du:

forhåndsvise hver skabelon
kopiere en skabelon for at lave din egen version
tilføje titel, beskrivelse, gyldighedsperiode og sprog
redigere indholdet frit
indsætte smart tags til at automatisere datafelter
tilføje interne noter til dit team.

Når skabelonen er gemt, vises din tilpassede version under “Vores skabeloner”, hvor den er tilgængelig, når du opretter et nyt digitalt samtykke.

Hvad “Skabelongalleri” ikke gør

Det garanterer ikke juridisk overholdelse.

Det udfylder ikke automatisk jeres organisationsoplysninger.

Det erstatter ikke behovet for at gennemgå indholdet nøje.

Det er blot en struktureret måde at komme hurtigere i gang på — med forventning om, at du stadig gennemgår og ændrer indholdet internt.

Sådan opretter du skabeloner

Digitale samtykkeskabeloner giver dig mulighed for at standardisere struktur og formuleringer i dine samtykkedokumenter. Du kan enten starte med en eksisterende skabelon fra “Skabelongalleri” eller oprette din egen fra bunden.

Opret en skabelon via “Skabelongalleri”

Trin 1: Åbn “Skabelongalleri”

Gå til “Skabelongalleri” via menuen for Digital Consent.

Trin 2: Vælg en foruddefineret skabelon

Gennemse de tilgængelige skabeloner og vælg den, der passer til dit behov.

Trin 3: Duplikér skabelonen

Klik på “Duplikér” for at oprette din egen redigerbare version.
Tilføj til skabelonen:
- en titel
- en beskrivelse
- en gyldighedsperiode (hvis relevant for samtykket)
- et sprog.

Trin 4: Redigér din kopi

Den kopierede skabelon vises under “Vores skabeloner”.
Åbn den for at gennemgå og redigere tekst, smart tags eller ændre i den efter behov.

Opret en skabelon fra bunden

Trin 1: Opret en ny skabelon

Gå til “Vores skabeloner”.
Vælg “Opret skabelon”.

Trin 2: Erstat standardindholdet

Fjern eventuel forklarende tekst.
Indsæt din egen tekst eller skriv den direkte ind i redigeringsværktøjet i højre side.

Trin 3: Indsæt smart tags

Tilføj smart tags dér, hvor du ønsker, at Skyfish automatisk skal udfylde oplysninger, når samtykket udstedes.
Typiske eksempler inkluderer:
- Signer Name
- Signer Email
- Issuer Company Name
- Project Name
- Consent Purpose
- Contract Expiry Date
- Contract Issue Date

Trin 4: Tilføj valgfrie elementer

Brug “Indsæt”-menuen til at tilføje:

interne noter (kun synlige for dit team).

Trin 5: Gem din skabelon

Klik på “Gem”.
Skabelonen er nu tilgængelig under “Vores skabeloner”, når du opretter nye digitale samtykker.

- - Signer Email

- - Issuer Company Name

- - Project Name

- - Consent Purpose

- - Contract Expiry Date

- - Contract Issue Date

Smart tags i digitale samtykkeskabeloner

Smart tags gør det muligt for Skyfish automatisk at udfylde centrale oplysninger, når et samtykke udstedes, underskrives og gemmes. Når de bruges korrekt, sikrer de ensartede data, reducerer manuelt arbejde og gør samtykkeprocessen sporbar og pålidelig.

Liste over smart tags

Contract Expiry Date: Datoen, hvor samtykket ikke længere er gyldigt.

Skyfish beregner dette automatisk fra den dag, samtykket underskrives, baseret på den gyldighedsperiode, du angiver under “Generelle oplysninger”. Udløbsdatoen sættes derefter ind i smart tagget i samtykket.

Contract Issue Date: Datoen, hvor samtykket blev oprettet eller underskrevet.

Issuer Company NameVirksomheden, der udsteder kontrakten.

Smart tagget bruger det navn, der er registreret under “Skyfish-indstillinger” → “Virksomhedsoplysninger”. Hvis du vil have et andet firmanavn i samtykket, kan du enten:

opdatere firmanavnet i Skyfish
fjerne smart tagget og skrive navnet manuelt i skabelonen.

Issuer Privacy Policy: Link til virksomhedens privatlivspolitik.

Som dataansvarlig skal du gøre denne tilgængelig for underskrivere. Hvis din privatlivspolitik ligger online, skal du tilføje URL’en under “Virksomhedsoplysninger”. Skyfish forbinder automatisk smart tagget til den URL.

Project Name: Titlen på det digitale samtykke, der oprettes ud fra skabelonen.

Alle underskrevne samtykker gemmes under dette navn.

Signer Email: Underskriverens e-mail, indtastet på signeringssiden før indsendelse. Påkrævet.

Signer Name: Underskriverens navn, indtastet på signeringssiden før indsendelse. Påkrævet.

Signer Phone: Underskriverens telefonnummer, hvis du vælger at kræve det.

Hvis aktiveret, skal underskriveren indtaste nummeret før samtykket kan underskrives.

Consent Purpose: Formålet med, hvordan de relevante billeder eller videoer må bruges.

Se yderligere vejledning nedenfor.

Vejledning i brug af smart tags

1. Brug smart tags til dynamisk information

Smart tags sikrer, at de korrekte oplysninger indsættes, når samtykket oprettes, udstedes og underskrives. Det mindsker fejl og sikre ensartet data.

2. Farvekoder for overblik

Grønne smart tags relaterer til underskriveren
Blå smart tags relaterer til udstederen

Underskriver-tags udfyldes af underskriveren. Udsteder-tags udfyldes automatisk fra dine Skyfish-indstillinger.

3. Hvordan underskriveroplysninger indsamles

Signer Name og Signer Email er altid påkrævede.
Signer Phone og selfie kan være påkrævede efter behov.

Alle underskriver-tags udfyldes direkte af underskriveren på signeringssiden.

4. Hvordan udstederoplysninger udfyldes

Udsteder-tags trækker data fra:

din Skyfish virksomhedsprofil
dine samtykkeindstillinger
det specifikke digitale samtykke, du har oprettet

Hvis et felt ikke må udfyldes automatisk (fx hvis du vil vise et andet firmanavn), skal du udelade smart tagget og indtaste oplysningerne manuelt.

Vejledning om smart tagget “Consent Purpose”

Hvorfor du altid bør bruge dette tag

Hvis du inkluderer Consent Purpose i din skabelon:

Formålsteksten, du skriver ind ved oprettelsen af dit Digitalte samtykke, vises automatisk i det samtykke, som underskrives.
Formålet vises også i informations-noterne og downloadnoter på alle tilknyttede medier.
Skyfish-søgning kan filtrere samtykker via nøgleord i dette felt.

Alternativt formål til internt brug

Du kan angive et alternativt internt formål, hvilket er nyttigt når:

det officielle samtykke er skrevet på ét sprog
dit team arbejder på et andet sprog.

I denne opsætning:

Det officielle formål vises i samtykket.
Det interne formål vises i pop-ups og. downloadnoter

Hvis du ikke bruger smart tagget “Consent Purpose”

Formål er påkrævet under opsætning af digitalt samtykke.
Du skal selv indtaste det interne formål manuelt.

Vejledning om kontraktdatoer

Contract Issue Date

Contract Issue Date: Udfyldes automatisk, når samtykket oprettes eller underskrives.

Contract Expiry Date

Contract Expiry Date: Beregnes automatisk fra den dag, samtykket underskrives, baseret på den gyldighedsperiode, du angiver.

Denne dato:

angiver, hvornår samtykket ikke længere er gyldigt
hjælper med at sikre korrekt brug af materialet
gør det muligt for Skyfish at vise udløbsadvarslinger og automatisk blokere download af materiale, der er udløbet.

GDPR-krav til oprettelse af et gyldigt samtykke

At skabe et juridisk gyldigt samtykke kræver mere end en underskrift. GDPR fastsætter specifikke betingelser, der skal være opfyldt, før et samtykke kan anses for lovligt. Skyfish hjælper jer med at strukturere og administrere processen, men det er stadig jer, der kontrollerer, om det indhold, I opretter, faktisk lever op til GDPR-standarderne.

Nedenfor finder I en oversigt over de centrale krav, der normalt forventes under GDPR, når der indhentes samtykke til brug af billeder.

Samtykket skal være informeret

Underskrivere skal forstå:

hvem der indsamler deres data
hvad billederne/videoerne skal bruges til
hvor materialet kan blive vist
hvor længe samtykket er gyldigt
hvordan de kan trække deres samtykke tilbage.

Hvis dette ikke fremgår tydeligt, lever samtykket muligvis ikke op til GDPR.

Samtykket skal være specifikt

En vag formulering som “til kommunikationsformål” opfylder sjældent GDPR.

Formålet skal være:

konkret
snævert defineret
direkte knyttet til de billeder, der bruges.

Skyfish understøtter dette ved at lade jer definere et Consent Purpose, men det er stadig jeres ansvar at formulere et klart formål.

Samtykket skal være frivilligt

Underskrivere skal have et reelt valg. Hvis det føles obligatorisk at underskrive, eller hvis underskriften opleves som en betingelse for at få adgang til en tjeneste, kan samtykket være ugyldigt.

Samtykket skal være utvetydigt

Der skal være en klar, aktiv handling, som den digitale underskrift leverer. Skyfish håndterer denne del (forudsat at jeres skabelon er korrekt udformet).

Samtykket skal være let at trække tilbage

GDPR kræver, at det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage som at give det. Det betyder, at jeres skabelon skal indeholde:

en tydelig forklaring af, hvordan man trækker samtykket tilbage
den korrekte e-mailadresse eller kontaktperson/process.

Skyfish indsætter ikke instruktioner om tilbagetrækning for jer, så I skal tilføje dette manuelt.

Samtykket skal dokumenteres

Skyfish gemmer det underskrevne digitale samtykke og gør det muligt at knytte det til filer, hvilket understøtter revisionsspor.

Hvis samtykket trækkes tilbage, forventes det, at I:

gemmer en kopi (ved at eksportere det underskrevne dokument før sletning)
stopper brugen af alt relevant materiale.

Skyfish håndhæver “stop brug af materialet”-delen ved at blokere downloads, når samtykket fjernes.

Hvad Skyfish leverer, og hvad I skal levere

Skyfish leverer:

strukturen
underskriftsworkflowet
opbevaringen
funktionaliteten til at knytte filer
automatisk downloadblokering
værktøjer til styring af samtykkets livscyklus.

I leverer:

skabelonteksten
formålsdefinitionen
linket til privatlivspolitikken
kontaktperson/process for tilbagetrækning
interne complianceprocedurer.

Skyfish kan ikke afgøre, om jeres skabelon opfylder GDPR-kravene, men platformen giver jer værktøjerne til at administrere samtykket korrekt, når det først er indhentet.

Tilføj din egen privatlivspolitik

Som dataansvarlig er I ansvarlige for at informere underskrivere om, hvordan deres personoplysninger behandles. Skyfish giver jer mulighed for at tilføje jeres virksomheds privatlivspolitik til jeres digitale samtykker, så underskrivere kan gennemgå den, før de underskriver.

Hvorfor I skal tilføje jeres privatlivspolitik

Ifølge reglerne om databeskyttelse (inklusive GDPR) skal underskrivere informeres om:

hvordan deres data vil blive brugt
hvem der er ansvarlig for behandlingen
hvordan man kontakter den dataansvarlige
deres rettigheder vedrørende dataportabilitet, sletning og indsigelse.

Når I tilføjer jeres egen privatlivspolitik, sikrer I, at dette krav er opfyldt, og at jeres samtykkeproces lever op til standarder.

Sådan tilføjer I jeres privatlivspolitik

Trin 1: Klargør jeres privatlivspolitik

Sørg for, at jeres privatlivspolitik er tilgængelig online og et tilgængeligt sted (fx jeres hjemmeside eller et delt link i Skyfish).

Trin 2: Tilføj URL’en i Skyfish

Gå til “Samtykke” → “Indstillinger” → “Digitalt samtykke”
Angiv URL’en til jeres privatlivspolitik i det relevante felt
Gem ændringerne

Når URL’en er tilføjet, vil Skyfish bruge denne URL, hver gang smart tagget indsættes i en skabelon.

Sådan fungerer smart tagget til privatlivspolitikken

Når I inkluderer smart tagget Issuer Privacy Policy i en samtykkeskabelon:

Skyfish indsætter automatisk et link til den URL, I har tilføjet i indstillingerne
Linket vises i det endelige samtykkedokument, som underskriveren ser
Underskrivere kan klikke på linket for at læse jeres fulde privatlivspolitik, før de godkender samtykket.

Underskrivere skal acceptere jeres privatlivspolitik før underskrift

Når URL’en til privatlivspolitikken er tilføjet, og smart tagget er inkluderet i skabelonen:

Underskrivere skal acceptere jeres privatlivspolitik, før de kan gennemføre underskriften.
Dette sikrer, at hver underskriver er informeret om jeres databehandlingspraksis.
Accepten registreres som en del af samtykkeprocessen.

Dette giver et ekstra lag af overholdelse af lovgivningen samt gennemsigtighed i jeres digitale samtykkeproces.

Tilføj jeres eget firmalogo

I kan tilpasse jeres digitale samtykkedokumenter ved at indsætte jeres firmalogo. Logoet vises på alle samtykkeformularer, der oprettes ud fra jeres skabeloner.

Sådan tilføjer I jeres firmalogo

Trin 1: Klargør jeres logofil

Sørg for, at jeres logo er gemt i et webvenligt format som PNG eller JPEG.

Trin 2: Upload logoet i Skyfish

Gå til “Samtykke” → “Indstillinger” → “Digitalt samtykke”
Find sektionen “Firmalogo”
Upload jeres logofil
Gem ændringerne

Når logoet er uploadet, vises det automatisk på alle digitale samtykker, der udstedes fra jeres skabeloner.

Indhentning af underskrifter

Juridisk gyldighed af eSignaturer

Er eSignaturer juridisk gyldige?

Ja. Elektroniske underskrifter er juridisk gyldige i de fleste dele af verden, herunder i alle 27 EU’s medlemsstater.

Skyfish gør det muligt for organisationer at indsamle Simple Electronic Signatures (SeS) gennem en betroet tredjepartsudbyder, hvis tjenester opfylder kravene under EU’s eIDAS-standarder for sikkerhed, gennemsigtighed og integritet.

eIDAS og elektroniske underskrifter (EU)

Skyfish er ikke selv en certificeret tillidstjenesteudbyder under eIDAS-forordningen. Den betroede underskriftstjeneste, der bruges i Skyfish, er dog i overensstemmelse med EU-kravene til tillidstjenester. Dette gør det muligt for Skyfish at støtte organisationer i at indsamle Simple Electronic Signatures (SeS) på en sikker og verificerbar måde.

Det betyder, at:

Organisationer kan bruge Skyfish til at indsamle Simple Electronic Signatures til daglige forretnings- og kommunikationsprocesser.
Underskriftsudbyderen genererer den elektroniske dokumentation, der skal til for at vise, hvem der har underskrevet, hvad der blev underskrevet, og hvornår underskriften blev afgivet.
Skyfish opbevarer denne dokumentation som en del af dokumentpakken i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser. Skyfish validerer ikke underskrifter og fungerer ikke som certificeringsinstans.

Under eIDAS findes der forskellige typer af elektroniske underskrifter (Simple, Advanced og Qualified). Skyfish understøtter i øjeblikket Simple Electronic Signatures (SeS).

Hvad med lande uden for EU?

Mange jurisdiktioner anerkender elektroniske underskrifter på en måde, der overordnet set ligner EU’s tilgang. For eksempel:

USA: ESIGN og UETA anerkender elektroniske underskrifter, hvis underskriveren giver samtykke, og underskriften er logisk knyttet til dokumentet.
Storbritannien: Det britiske eIDAS-forordningen anerkender fortsat elektroniske underskrifter stort set på samme måde som EU’s regler.
Canada, Australien, New Zealand og mange lande i Asien og Latinamerika har også love, der anerkender elektroniske underskrifter.

Skyfishs underskriftsproces er tilrettelagt efter anerkendte principper, herunder underskriverens hensigt, dokumentets integritet og sporbarhed. Skal underskrifterne anvendes uden for EU, bør de gældende lokale regler undersøges. Lovgivningen varierer væsentligt mellem jurisdiktioner, og Skyfish kan ikke garantere juridisk gyldighed uden for EU.

Er der undtagelser?

Er der undtagelser?
Ja. Visse dokumenttyper kan stadig kræve en håndskreven underskrift, såsom:

købsaftaler
arv og testamente
familieret
særlige offentlige blanketter
dokumenter, der kræver notarbekræftelse

Skyfish er ikke velegnet til denne type dokumenter.

💡 Hvis du er i tvivl om den juridiske gyldighed i en konkret situation, bør du altid kontakte en juridisk rådgiver.

Vigtig meddelelse: Skyfish er ikke et advokatfirma, og denne artikel bør ikke betragtes som juridisk rådgivning.

Sådan får I underskrifter på det digitale samtykke

Skyfish gør det nemt at indsamle juridisk gyldige digitale underskrifter. Når underskriveren har udfyldt samtykket, indsætter Skyfish automatisk underskriften nederst i dokumentet og returnerer det underskrevne samtykke direkte til jeres konto.

Del det digitale samtykke med underskrivere

Når I har oprettet og gemt jeres digitale samtykke, gør Skyfish det muligt at dele det på flere måder:

Mulighed 1: Del URL’en

Kopiér det unikke link fra samtykkesiden
Send det direkte til underskriveren via e-mail, besked eller en anden kommunikationskanal

Mulighed 2: Del QR-koden

Download eller tag et screenshot af QR-koden
Giv den til fotografen eller vis den på stedet
Underskrivere scanner QR-koden for at åbne samtykkeformularen på deres egen enhed

Dette er særligt nyttigt ved fotoshoots eller events, hvor underskrivere skal underskrive med det samme.

Mulighed 3: Download QR-kittet

Ud over linket og QR-koden kan Skyfish også lade jer downloade et QR-kit, som indeholder:

En printklar PDF med QR-koden til brug på stedet
Et ark med QR-koder klar til udskrivning som badges

QR-kittet er designet til fotografer eller teams, der indsamler underskrifter personligt. Det sikrer, at underskrivere nemt kan scanne og få adgang til det digitale samtykke uden, at medarbejdere skal sende links manuelt.

Hvad underskriveren gør

Når underskriveren åbner linket eller scanner QR-koden, vil vedkommende:

Gennemgå samtykketeksten
Udfylde de påkrævede oplysninger (navn, e-mail; telefonnummer eller selfie, hvis påkrævet)
Acceptere jeres privatlivspolitik (hvis inkluderet via smart tag)
Underskrive digitalt på deres enhed

Skyfish indsætter automatisk underskriften i dokumentet.

Hvordan indhenter jeg samtykke fra en mindreårig?

En forælder eller værge underskriver på vegne af mindreårige, som ikke selv kan give juridisk gyldigt samtykke. Når underskriveren åbner linket eller scanner QR-koden, vil vedkommende:

Gennemgå samtykketeksten
Udfylde de påkrævede oplysninger om sig selv og den mindreårige (navn, e-mail – samt telefonnummer eller selfie, hvis det kræves)
Acceptere jeres privatlivspolitik (hvis inkluderet via smart tag)
Underskrive digitalt på deres enhed

Skyfish indsætter automatisk underskriften i dokumentet.

Færdige underskrifter sendes direkte til Skyfish

Så snart underskriveren indsender formularen, returneres det fuldt underskrevne digitale samtykke til jeres Skyfish.

I behøver ikke uploade eller importere noget manuelt.

I kan fortsætte arbejdet med at knytte medier til samtykket eller gennemgå oplysninger om underskriveren.

Dette sker i Skyfish, når et digitalt samtykke underskrives

Når en underskriver gennemfører et digitalt samtykke, behandler og gemmer Skyfish oplysningerne automatisk. Det sikrer, at underskrifter er sporbare, mulige at auditere og klar til at blive knyttet til medier.

1. Det underskrevne samtykke returneres automatisk

Når underskriveren indsender samtykket:

Det underskrevne dokument uploades direkte til jeres Skyfish.
Det vises under “Alle digitale samtykker” og under “Oprettet af mig” (for ejeren).
Ingen manuel import eller upload er nødvendig.

2. Skyfish tilføjer vigtige kontraktoplysninger

Skyfish tildeler og gemmer automatisk følgende oplysninger:

Contract Issue Date: Datoen, hvor samtykket blev oprettet eller underskrevet.
Contract Expiry Date: Beregnes automatisk ud fra den gyldighedsperiode, I definerede, da I oprettede det digitale samtykke.
Oplysninger om underskriveren
- Indsamlet fra signeringssiden:

- - Navn
  - E-mail
  - Telefonnummer (hvis påkrævet)
  - Selfie (hvis påkrævet).

Alle oplysninger gemmes sikkert.

3. Samtykket er klar til brug med medier

Når samtykket er returneret, er det straks klar til:

at blive knyttet til billeder og videoer i Skyfish
at vise formålsoplysninger i pop-ups og downloadnoter
at aktivere udløbsadvarsler og downloadblokering, når samtykket udløber
at blive vist i Skyfish-søgning (baseret på formålstekst og metadata)

Dette sikrer korrekt brug over tid, som lever op til juridiske standarder.

4. Udløbsadvarsler og downloadblokering

Hvis et samtykke har en udløbsdato og er knyttet til medier:

Skyfish giver jer besked, når datoen nærmer sig. I får beskeden i Skyfish.
Medier, der er knyttet til et udløbet samtykke, blokeres automatisk for download.
Dette hjælper med at opretholde GDPR-tilpasset brug af billedmateriale.

Hvordan underskriveren får en kopi af det underskrevne samtykke

Underskrivere modtager automatisk deres egen kopi af det digitale samtykke, de har underskrevet. Skyfish håndterer denne proces for at sikre gennemsigtighed og korrekt dokumentation.

Underskrivere modtager det færdige samtykke automatisk

Umiddelbart efter at underskriveren har gennemført den digitale underskrift:

Skyfish sender underskriveren en e-mail med en kopi af det fuldt underskrevne samtykke
Dokumentet indeholder den digitale underskrift og de oplysninger, underskriveren har indsendt
Underskriveren behøver ikke en Skyfish-konto for at modtage eller se filen

Dette sikrer, at underskrivere altid har adgang til dokumentation for, hvad de har accepteret.

Hvad underskriveren ser i sin kopi

Underskriverens kopi af samtykket indeholder:

den fulde samtykketekst
deres personlige oplysninger (navn, e-mail, telefonnummer/selfie, hvis påkrævet)
dato og tidspunkt for underskriften
de virksomhedsoplysninger, I har angivet
underskriften placeret nederst i dokumentet
et link til jeres privatlivspolitik (hvis anvendt).

Dette giver fuld gennemsigtighed om vilkårene og brugen af deres data.

Ingen yderligere konfiguration nødvendig

Så længe:

samtykket indeholder de påkrævede felter for underskriveren
underskriveren indsender en gyldig e-mailadresse.

Skyfish håndterer hele leveringsprocessen automatisk.

I behøver ikke uploade, eksportere eller sende noget manuelt.

Håndtering af samtykkets livscyklus

Sådan knytter I filer til en underskrivers digitale samtykke

At knytte filer til et underskrevet digitalt samtykke sikrer, at billeder og videoer bruges med de korrekte tilladelser. Når en fil er tilknyttet, viser Skyfish samtykkeoplysningerne på filen og anvender de relevante regler, herunder visning af formål og udløb.

Før I tilknytter filer

Hvis et foto eller en video indeholder mere end én identificerbar person, skal I indhente et underskrevet samtykke fra hver person, før filen knyttes til nogen i Skyfish. Dette beskytter jer mod at bruge materiale, hvor der kun er indhentet delvist samtykke.

Skyfish genkender ikke, hvem der er på en fil. I vælger selv, hvilke samtykker der skal knyttes.

Find det korrekte samtykke

Gå til “Digitale samtykker” → “Alle digitale samtykker” og åbn det samtykke, I vil bruge. Sørg for, at samtykket er underskrevet og aktivt. I er nu klar til at knytte filer.

Find jeres filer

Åbn Skyfish Drive og find de fotos eller videoer, I vil knytte. I kan vælge én fil eller flere filer samtidigt.

Brug mapper eller søgning, hvis I skal indsnævre resultaterne.

Knyt filer til et samtykke

Når filen eller filerne er valgt, åbner I Fil Info-panelet. Klik på “Knyt samtykke” og søg efter det relevante digitale samtykke. Når det er valgt, knyttes samtykket til de valgte filer.

Hvad Skyfish viser efter sammenknytningen

Når et samtykke er sammenknyttet, viser filens informationspanel:

det tilknyttede digitale samtykke
formålet (eller det interne formål, hvis det bruges)
Contract Expiry Date.

Dette hjælper jeres team med at forstå, hvordan filen må bruges.

Skyfish håndhæver også regler automatisk:

filer med udløbne samtykker blokeres for download
udløbsadvarsler hjælper jer med at holde styr på fornyelser.

Filer med flere personer

Hvis en fil indeholder mere end én person, skal hver persons underskrevne samtykke knyttes til filen. Skyfish viser alle tilknyttede samtykker i filens samtykkepanel. Hvis et påkrævet samtykke udløber, vil filens downloadadgang blive blokeret, indtil samtykket er fornyet.

Redigering eller gennemgang af sammenknyttede samtykker

I kan altid åbne en fil og se alle samtykker, der er tilknyttet. Fra oversigtspanelet for samtykker kan I:

fjerne forældede samtykker
tilføje nye samtykker
bekræfte udløbsdatoer
tjekke, hvilke tilladelser der gælder.

Skyfish opdaterer alt med det samme og hjælper jer med at holde styr på samtykkerne.

Hvad du skal vide om tilbagetrækning af samtykke

Personer har ret til at trække deres samtykke tilbage når som helst. Når dette sker, må samtykket ikke længere bruges, og alle filer, der er tilknyttet hertil, skal behandles som ikke-godkendte. Den mest præcise måde at håndtere en tilbagetrækning i Skyfish er at slette det underskrevne Digitale Samtykke.

Når du sletter samtykket, fjernes dets tilkobling til de tilknyttede filer.

Sådan fungerer tilbagetrækningen i Skyfish

For at behandle en tilbagetrækning skal du blot slette det underskrevne digitale samtykke.

Denne handling:

fjerner samtykket fra dit bibliotek
bryder alle eksisterende forbindelser mellem filer og det pågældende samtykke
gør alle tidligere tilknyttede filer usanktionerede
blokerer automatisk download af disse filer
sikrer, at ingen ved en fejl kan genbruge et ugyldigt samtykke.

Denne tilgang afspejler det faktiske indhold af en tilbagetrækning: underskriveren giver ikke længere tilladelse.

Hvis du skal gemme dokumentation af juridiske årsager, skal du eksportere en kopi af det underskrevne samtykke, før du sletter det, og opbevare det i dine interne systemer.

Hvad der sker med tilknyttede filer

Når samtykket er slettet:

filer forbliver synlige i Skyfish
filer er blokeret for download
oplysninger om samtykkeformål vises ikke længere på filerne
alt fremtidigt brug af materialet kræver et nyt underskrevet samtykke
du kan tilknytte filerne et nyt samtykke når som helst.

Skyfish sletter ikke selve materialet; systemet sikrer blot, at det ikke kan bruges uden et gyldigt samtykke.

Sådan trækker underskrivere deres samtykke tilbage

Anmodninger om tilbagetrækning sendes direkte til din organisation. Skyfish modtager eller behandler ikke disse anmodninger.

Tilføj den korrekte kontaktperson i dine skabeloner

Når du opretter en samtykkeskabelon, skal du tilføje den e-mailadresse, som underskrivere skal bruge til at anmode om tilbagetrækning.

Denne adresse tilføjes ikke automatisk og bør pege på det team, der håndterer sådanne anmodninger (f.eks. privacy, kommunikation, support).

Anbefalet arbejdsproces for tilbagetrækning

Når du modtager en anmodning om tilbagetrækning:

verificér anmodningen
åbn det relevante underskrevne digitale samtykke
eksportér det, hvis du har brug for en intern registrering
slet samtykket i Skyfish
bekræft, at alle tidligere tilknyttede filer nu er blokeret
indhent et nyt samtykke, hvis materialet skal bruges igen

Der kræves ingen yderligere trin i Skyfish-systemet.

Interne hensyn

Teams, der bruger materialet, bør informeres om, at:

samtykket er trukket tilbage
det tilknyttede materiale ikke længere må bruges
offentliggjort indhold kan skulle vurderes eller fjernes afhængigt af konteksten.

Dette hjælper med at undgå utilsigtet brug af ikke-godkendt materiale.

Tips til håndtering af samtykke

Skyfishs samtykkeværktøj hjælper dit team med at forstå og vide, hvordan billeder må bruges – uanset om samtykket er oprettet via Digitalt Samtykke-flowet eller uploadet som et almindeligt samtykke. Systemet bruger tydelige indikatorer og downloadregler til at forhindre misbrug og gøre samtykkebegrænsninger synlige på tværs af dit mediebibliotek.

Hjælp dit team med at bruge billeder korrekt

Skyfish viser samtykkestatus direkte på billeder ved hjælp af tre indikatorer:

Aktivt samtykke

Udløbet samtykke

Intet samtykke påkrævet

Når et billede har aktivt samtykke, kan brugerne se formålet og udløbsdatoen, før de downloader det.

Hvis samtykket er udløbet, vises billedet nedtonet og kan ikke downloades, så det ikke anvendes ved en fejl.

Hvis der ikke kræves samtykke, vises et “intet samtykke påkrævet”-ikon, og billedet kan frit downloades.

Disse markeringer gælder både for:

filer, der er knyttet til et Digital Consent, og
filer, der håndteres via den almindelige (uploadede) samtykkeproces.

Find alle filer, der er påvirket af et samtykke

Når et samtykke udløber eller afsluttes tidligt (for eksempel ved sletning efter en tilbagetrækning), forhindrer Skyfish automatisk downloads og deaktiverer delingslinks og PowerPoint-indlejring, så materialet ikke bruges utilsigtet.

I samtykkeoversigten kan du se alle billeder, der er knyttet til et specifikt samtykke. Antallet af tilknyttede filer vises under kolonnen “Filer”. Klik på tallet for at se hele listen over billeder. Herfra kan du fjerne tilknytningen til en enkelt fil eller alle filer om nødvendigt.

Dette gør det nemt at gennemgå, hvilke billeder der er påvirket, og sikre, at de ikke længere bruges, når samtykket ikke længere er gyldigt.

Håndtering af adgang til samtykkedetaljer

For at beskytte personoplysninger er samtykkedokumenter begrænset.

Kun administratorer og samtykke-administratorer kan tilgå de fulde samtykkeoversigter.
Brugere kan ikke åbne de originale samtykkefiler, hverken PDF-uploads eller Digitale Samtykker.
Administratorer kan udfylde eller redigere formål og udløbsdato for uploadede samtykker.
Brugere ser kun de nødvendige oplysninger til korrekt billedbrug (formål og udløb).

Dette holder persondata sikre samtidig med, at teamet får den vejledning, de har brug for.

Billeder, der ikke kræver samtykke

Nogle billeder kræver ikke samtykke, for eksempel:

stockbilleder
billeder uden identificerbare personer
billeder kun til intern kommunikation
billeder, der er dækket af særlige juridiske undtagelser.

Administratorer kan markere et billede som “Intet samtykke påkrævet” i panelet “Filinfo”.

Når det er angivet:

vises ikonet “intet samtykke påkrævet”
behandles filen som godkendt til brug
Kan teammedlemmer downloade det uden begrænsninger.

Dette hjælper med at undgå forvirring, når man arbejder med blandede samlinger.

Brug af eksisterende PDF-samtykker, der allerede er gemt i Skyfish

Hvis du har ældre eller manuelt underskrevne samtykkeerklæringer gemt i Skyfish som PDF-filer, kan du stadig integrere dem i samtykkeflowet.

Sådan tilføjer du dem:

Højreklik på PDF-filen
Vælg “Konverter til samtykke”
(Valgfrit) Vælg en samtykkemappe, du vil gemme den i
Filen flyttes til samtykkeoversigten og i den valgte mappe (hvis du vælger en)
Administratorer kan derefter angive formål, udløb og knytte samtykket til filer

Dette gør det nemt at overgå fra tidligere samtykkehåndtering til det nyere system uden at miste eksisterende dokumentation.

Hold styr på samtykker med mapper

Samtykkemapper hjælper dig med at organisere dine manuelt tilføjede samtykker i en mappestruktur – ligesom i Skyfish Drive. Du kan samle samtykker efter fx photoshoot, formål, afdeling, udløbsdato m.m.

Sådan opretter du en mappe

Gå til Samtykke
Klik på “Opret en mappe” i venstre sidebar
(Valgfrit) Tilføj en beskrivelse, så du kan se kontekst og detaljer uden at åbne hvert samtykke

Du kan også oprette en mappe, når du uploader nye samtykker, eller når du konverterer eksisterende filer til et samtykke.

Sådan lægger jeg samtykker i en mappe

Når du har oprettet en mappe, har du tre muligheder:

1) Upload et samtykke direkte til en samtykkemappe

Åbn den mappe, du vil bruge
Klik på “Upload samtykke” øverst til højre i samtykkeoversigten

2) Flyt ét samtykke fra samtykkeoversigten til en mappe

Gå til Alle samtykker
Enten:
- Hold musen over mappe-feltet ved samtykket og klik på +-ikonet, eller
- Markér samtykket og klik på “Flyt til mappe” øverst til højre

3) Flyt flere samtykker til en mappe på én gang

Gå til Alle samtykker
Markér de samtykker, du vil flytte
Klik på “Flyt til mappe” øverst til højre

Arbejde med både Digitale og almindelige samtykker

Skyfish understøtter begge samtykketyper problemfrit:

Digitale Samtykker
- Udstedt online
- Underskrevet digitalt
- Returneres automatisk til Skyfish
- Bruges til tilknytning og livscyklusstyring

Almindelige (uploadede) samtykker
- PDF-filer fra eksterne flows
- Uploadet manuelt
- Konverteret via “Konverter til samtykke”
- Fuldt understøttet i de samme værktøjer

Alt, inklusive ikoner, udløbshåndtering, downloadblokering og filtilknytning, fungerer på samme måde på tværs af begge typer.