Hvad du skal vide om tilbagetrækning af samtykke
Personer har ret til at trække deres samtykke tilbage når som helst. Når dette sker, må samtykket ikke længere bruges, og alle filer, der er tilknyttet hertil, skal behandles som ikke-godkendte. Den mest præcise måde at håndtere en tilbagetrækning i Skyfish er at slette det underskrevne Digitale Samtykke.
Når du sletter samtykket, fjernes dets tilkobling til de tilknyttede filer.
Sådan fungerer tilbagetrækningen i Skyfish
For at behandle en tilbagetrækning skal du blot slette det underskrevne digitale samtykke.
Denne handling:
- fjerner samtykket fra dit bibliotek
- bryder alle eksisterende forbindelser mellem filer og det pågældende samtykke
- gør alle tidligere tilknyttede filer usanktionerede
- blokerer automatisk download af disse filer
- sikrer, at ingen ved en fejl kan genbruge et ugyldigt samtykke.
Denne tilgang afspejler det faktiske indhold af en tilbagetrækning: underskriveren giver ikke længere tilladelse.
Hvis du skal gemme dokumentation af juridiske årsager, skal du eksportere en kopi af det underskrevne samtykke, før du sletter det, og opbevare det i dine interne systemer.
Hvad der sker med tilknyttede filer
Når samtykket er slettet:
- filer forbliver synlige i Skyfish
- filer er blokeret for download
- oplysninger om samtykkeformål vises ikke længere på filerne
- alt fremtidigt brug af materialet kræver et nyt underskrevet samtykke
- du kan tilknytte filerne et nyt samtykke når som helst.
Skyfish sletter ikke selve materialet; systemet sikrer blot, at det ikke kan bruges uden et gyldigt samtykke.
Sådan trækker underskrivere deres samtykke tilbage
Anmodninger om tilbagetrækning sendes direkte til din organisation. Skyfish modtager eller behandler ikke disse anmodninger.
Tilføj den korrekte kontaktperson i dine skabeloner
Når du opretter en samtykkeskabelon, skal du tilføje den e-mailadresse, som underskrivere skal bruge til at anmode om tilbagetrækning.
Denne adresse tilføjes ikke automatisk og bør pege på det team, der håndterer sådanne anmodninger (f.eks. privacy, kommunikation, support).
Anbefalet arbejdsproces for tilbagetrækning
Når du modtager en anmodning om tilbagetrækning:
- bekræft anmodningen
- åbn det relevante underskrevne Digitale Samtykke
- eksporter det, hvis du skal bruge en intern registrering
- slet samtykket i Skyfish
- bekræft, at alle tidligere tilknyttede filer nu er blokeret
- indsaml et nyt samtykke, hvis materialet skal bruges igen.
Der kræves ingen yderligere trin i Skyfish.
Interne hensyn
Teams, der bruger materialet, bør informeres om, at:
- samtykket er trukket tilbage
- det tilknyttede materiale ikke længere må bruges
- offentliggjort indhold kan skulle vurderes eller fjernes afhængigt af konteksten.
Dette hjælper med at undgå utilsigtet brug af ikke-godkendt materiale.