Mein Team muss darüber informiert werden, wie Bilder verwendet werden dürfen. Kann dieses Tool dabei helfen?
Skyfish Consent verbessert die Arbeit von Teams mit Einwilligungspflichtigen Bildern, indem es allen BenutzerInnen eindeutig anzeigt, wie ein bestimmtes Bild verwendet werden darf. Beim Betrachten eines Bildes sehen die BenutzerInnen eines von drei Symbolen:
Aktive Einwilligung
Abgelaufene Einwilligung
Keine Einwilligung erforderlich
Wenn die Einwilligung aktiv ist, sehen die BenutzerInnen das Ablaufdatum und den Zweck, bevor sie das Bild herunterladen können. Bilder mit abgelaufener Einwilligung werden ausgeblendet und können nicht heruntergeladen werden. Wenn für ein Bild keine Einwilligung erforderlich ist, sehen die BenutzerInnen das entsprechende Symbol und können das Bild herunterladen.
Wie kann ich alle Bilder sehen, die von einer abgelaufenen Einwilligung betroffen sind?
Wenn eine Einwilligung für ein Bild abläuft oder zurückgezogen wird, ist es notwendig, die Verwendung dieses Bildes sofort einzustellen. Mit dem Einwilligungstool von Skyfish kannst du in der Einwilligungsübersicht sofort alle Bilder finden, die du mit einer bestimmten Einwilligung verknüpft hast. Die Anzahl der verknüpften Dateien wird unter der Spaltenüberschrift „Dateien‟ aufgeführt. Klicke einfach auf die Liste, um alle verknüpften Dateien anzuzeigen und bei Bedarf eine oder alle von der Einwilligung zu entkoppeln. Sobald die Einwilligung für ein Bild abläuft, verhindert das System automatisch Downloads und deaktiviert geteilte Links sowie PowerPoint-Einbettungen, damit das Bild in Zukunft nicht versehentlich falsch verwendet werden kann.
Kann ich dafür sorgen, dass die BenutzerInnen die Details eines Einwilligungsformulars nicht sehen können?
Nur Admins und BenutzerInnen, die als „Einwilligungs-Admins“ festgelegt wurden, haben Zugriff auf die Einwilligungsübersicht, in der alle Einwilligungsdokumente gespeichert sind. Jede Datei, die als Einwilligung hochgeladen wird, wird automatisch in diese Übersicht aufgenommen. Zum Schutz personenbezogener Daten können BenutzerInnen die Originaldokumente nicht öffnen oder einsehen. Stattdessen können Admins beim Hochladen einer Einwilligung wichtige Informationen wie Ablaufdatum und Verwendungszweck eintragen. Diese Angaben sind dann für BenutzerInnen sichtbar – das vollständige Einwilligungsdokument bleibt jedoch geschützt.
Was ist, wenn ich Bilder habe, für die keine Einwilligung erforderlich ist?
Die Einwilligung ist für alle Bilder erforderlich, die identifizierbare Personen enthalten. Zu den nicht einwilligungspflichtigen Bildern gehören z. B. Archivbilder, Bilder ohne identifizierbare Personen und Bilder, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Bilder dieser Art können als „nicht einwilligungspflichtig“ gekennzeichnet werden, um den BenutzerInnen zu zeigen, dass das Bild ohne Einwilligung heruntergeladen werden kann. Zu diesem Zweck müssen Administratoren die Dateiinfo öffnen und auf die Schaltfläche „Nicht erforderlich“ klicken. Danach erscheint das Symbol „Keine Einwilligung erforderlich“ auf dem Bild, um die BenutzerInnen zu informieren.
Ich habe bereits Einwilligungsformulare auf Skyfish als PDF-Dateien. Wie kann ich diese in das Einwilligungstool einfügen?
Wenn du Einwilligungsformulare auf Skyfish gespeichert hast, die noch nicht als solche gekennzeichnet sind, ist es ganz einfach, diese in Einwilligungen zu konvertieren. Klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle aus dem Menü die Option „In Einwilligung konvertieren“. Dadurch wird die Datei automatisch in die Übersicht der Einwilligungen verschoben.