Tipps zur Verwaltung von Einwilligungen
Skyfish Consent hilft deinem Team genau zu verstehen, wie Bilder verwendet werden dürfen, unabhängig davon, ob die Einwilligung über den Digital-Consent-Workflow erstellt oder als reguläre Einwilligung hochgeladen wurde. Das System nutzt klare Hinweise und Downloadregeln, um Missbrauch zu verhindern und Einwilligungsgrenzen in deiner gesamten Medienbibliothek sichtbar zu machen.
Deinem Team helfen, Bilder korrekt zu verwenden
Skyfish zeigt den Einwilligungsstatus direkt an Bildern anhand von drei Kennzeichnungen:
Aktive Einwilligung
Abgelaufene Einwilligung
Keine Einwilligung erforderlich
Wenn ein Bild eine aktive Einwilligung hat, sehen Benutzer den Zweck und das Ablaufdatum, bevor sie es herunterladen.
Wenn die Einwilligung abgelaufen ist, wird das Bild ausgegraut dargestellt und kann nicht heruntergeladen werden. So wird eine versehentliche Nutzung verhindert.
Wenn keine Einwilligung erforderlich ist, zeigt das Bild das Symbol „No consent required“ und kann frei heruntergeladen werden.
Diese Kennzeichnungen gelten sowohl für:
- Dateien, die mit einer digitalen Einwilligung verknüpft sind, als auch
- Dateien, die über die reguläre (hochgeladene) Einwilligung verwaltet werden
Alle Dateien finden, die von einer Einwilligung betroffen sind
Wenn eine Einwilligung abläuft oder vorzeitig endet (z. B. durch Löschen nach einem Widerruf), verhindert Skyfish automatisch Downloads und deaktiviert geteilte Links sowie PowerPoint-Einbettungen, damit das Material nicht versehentlich verwendet wird.
In der Einwilligungsübersicht kannst du sofort alle Bilder sehen, die mit einer bestimmten Einwilligung verknüpft sind. Die Anzahl der verknüpften Dateien erscheint in der Spalte „Dateien“. Durch Anklicken der Zahl kannst du die vollständige Liste der verknüpften Bilder einsehen. Von dort kannst du einzelne Verknüpfungen entfernen oder alle auf einmal löschen.
So kannst du leicht prüfen, welche Bilder betroffen sind, und sicherstellen, dass sie nicht mehr verwendet werden, sobald die Einwilligung ungültig ist.
Zugriff auf Einwilligungsdetails verwalten
Zum Schutz personenbezogener Daten sind Einwilligungsdokumente eingeschränkt sichtbar.
- Nur Admins und Consent Admins können die vollständigen Consent-Übersichten öffnen
- Benutzer können die ursprünglichen Einwilligungsdateien nicht öffnen, weder hochgeladene PDFs noch digitale Einwilligungen
- Admins können Zweck und Ablaufdatum für hochgeladene Einwilligungen ausfüllen oder bearbeiten
- Benutzer sehen nur die Informationen, die sie für die korrekte Bildnutzung benötigen (Zweck und Ablaufdatum)
So bleiben personenbezogene Daten geschützt, während Teams dennoch die nötigen Hinweise für eine regelkonforme Nutzung erhalten.
Bilder, die keine Einwilligung benötigen
Einige Bilder benötigen keine Einwilligung, zum Beispiel:
- Stockfotos
- Bilder ohne identifizierbare Personen
- Bilder, die nur für interne Kommunikation verwendet werden
- Bilder, die unter spezifische gesetzliche Ausnahmen fallen
Admins können ein Bild im File-Info-Panel als „No consent required“ markieren.
Sobald dies eingestellt ist:
- erscheint das Symbol „No consent required“
- wird die Datei als freigegeben behandelt
- Teammitglieder können sie ohne Einschränkungen herunterladen
Das hilft, Verwirrung zu vermeiden, besonders in gemischten Sammlungen.
Vorhandene, bereits in Skyfish gespeicherte PDF-Einwilligungen nutzen
Wenn du ältere oder manuell unterzeichnete Einwilligungen als PDFs in Skyfish gespeichert hast, kannst du sie trotzdem in den Consent-Workflow integrieren.
So fügst du sie hinzu:
- Rechtsklick auf das PDF
- Wähle „In Einwilligung umwandeln“
- Die Datei wird in die Consent-Übersicht verschoben.
- Admins können dann Zweck, Ablaufdatum und Verknüpfungen zu Dateien hinzufügen.
So gelingt der Übergang vom alten Einwilligungsprozess zum neuen System, ohne vorhandene Dokumentationen zu verlieren.
Mit digitalen und regulären Einwilligungen arbeiten
Skyfish unterstützt beide Einwilligungsarten nahtlos:
- Digitale Einwilligungen
- Online erstellt
- Digital unterschrieben
- Automatisch an Skyfish zurückgesendet
- Für Verknüpfungen und Lifecycle-Management nutzbar
- Reguläre (hochgeladene) Einwilligungen
- PDFs aus externen Workflows
- Manuell hochgeladen
- Mit „In Einwilligung umwandeln“ umgewandelt
- Vollständig in denselben Tools nutzbar
Alle Funktionen, Symbole, Ablaufvorgänge, Download-Blocking und Datei-Verknüpfungen, funktionieren für beide Einwilligungsarten identisch.
Mein Team muss darüber informiert werden, wie Bilder verwendet werden dürfen. Kann dieses Tool dabei helfen?
Skyfish Consent verbessert die Arbeit von Teams mit Einwilligungspflichtigen Bildern, indem es allen BenutzerInnen eindeutig anzeigt, wie ein bestimmtes Bild verwendet werden darf. Beim Betrachten eines Bildes sehen die BenutzerInnen eines von drei Symbolen:
Aktive Einwilligung
Abgelaufene Einwilligung
Keine Einwilligung erforderlich
Wenn die Einwilligung aktiv ist, sehen die BenutzerInnen das Ablaufdatum und den Zweck, bevor sie das Bild herunterladen können. Bilder mit abgelaufener Einwilligung werden ausgeblendet und können nicht heruntergeladen werden. Wenn für ein Bild keine Einwilligung erforderlich ist, sehen die BenutzerInnen das entsprechende Symbol und können das Bild herunterladen.
Wie kann ich alle Bilder sehen, die von einer abgelaufenen Einwilligung betroffen sind?
Wenn eine Einwilligung für ein Bild abläuft oder zurückgezogen wird, ist es notwendig, die Verwendung dieses Bildes sofort einzustellen. Mit dem Einwilligungstool von Skyfish kannst du in der Einwilligungsübersicht sofort alle Bilder finden, die du mit einer bestimmten Einwilligung verknüpft hast. Die Anzahl der verknüpften Dateien wird unter der Spaltenüberschrift „Dateien‟ aufgeführt. Klicke einfach auf die Liste, um alle verknüpften Dateien anzuzeigen und bei Bedarf eine oder alle von der Einwilligung zu entkoppeln. Sobald die Einwilligung für ein Bild abläuft, verhindert das System automatisch Downloads und deaktiviert geteilte Links sowie PowerPoint-Einbettungen, damit das Bild in Zukunft nicht versehentlich falsch verwendet werden kann.
Kann ich dafür sorgen, dass die BenutzerInnen die Details eines Einwilligungsformulars nicht sehen können?
Nur Admins und BenutzerInnen, die als „Einwilligungs-Admins“ festgelegt wurden, haben Zugriff auf die Einwilligungsübersicht, in der alle Einwilligungsdokumente gespeichert sind. Jede Datei, die als Einwilligung hochgeladen wird, wird automatisch in diese Übersicht aufgenommen. Zum Schutz personenbezogener Daten können BenutzerInnen die Originaldokumente nicht öffnen oder einsehen. Stattdessen können Admins beim Hochladen einer Einwilligung wichtige Informationen wie Ablaufdatum und Verwendungszweck eintragen. Diese Angaben sind dann für BenutzerInnen sichtbar – das vollständige Einwilligungsdokument bleibt jedoch geschützt.
Was ist, wenn ich Bilder habe, für die keine Einwilligung erforderlich ist?
Die Einwilligung ist für alle Bilder erforderlich, die identifizierbare Personen enthalten. Zu den nicht einwilligungspflichtigen Bildern gehören z. B. Archivbilder, Bilder ohne identifizierbare Personen und Bilder, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Bilder dieser Art können als „nicht einwilligungspflichtig“ gekennzeichnet werden, um den BenutzerInnen zu zeigen, dass das Bild ohne Einwilligung heruntergeladen werden kann. Zu diesem Zweck müssen Administratoren die Dateiinfo öffnen und auf die Schaltfläche „Nicht erforderlich“ klicken. Danach erscheint das Symbol „Keine Einwilligung erforderlich“ auf dem Bild, um die BenutzerInnen zu informieren.
Ich habe bereits Einwilligungsformulare auf Skyfish als PDF-Dateien. Wie kann ich diese in das Einwilligungstool einfügen?
Wenn du Einwilligungsformulare auf Skyfish gespeichert hast, die noch nicht als solche gekennzeichnet sind, ist es ganz einfach, diese in Einwilligungen zu konvertieren. Klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei und wähle aus dem Menü die Option „In Einwilligung konvertieren“. Dadurch wird die Datei automatisch in die Übersicht der Einwilligungen verschoben.