Tips til håndtering af samtykke
Skyfishs samtykkeværktøj hjælper dit team med at forstå og vide, hvordan billeder må bruges – uanset om samtykket er oprettet via Digitalt Samtykke-flowet eller uploadet som et almindeligt samtykke. Systemet bruger tydelige indikatorer og downloadregler til at forhindre misbrug og gøre samtykkebegrænsninger synlige på tværs af dit mediebibliotek.
Hjælp dit team med at bruge billeder korrekt
Skyfish viser samtykkestatus direkte på billeder ved hjælp af tre indikatorer:
Aktivt samtykke
Udløbet samtykke
Intet samtykke påkrævet
Når et billede har et aktivt samtykke, vil brugerne se formål og udløbsdato før download.
Hvis samtykket er udløbet, vises billedet udtonet og kan ikke downloades, så det ikke bruges ved en fejl.
Hvis der ikke kræves samtykke, vises ikonet for “intet samtykke påkrævet”, og billedet kan frit downloades.
Disse indikatorer gælder både for:
- filer, der er knyttet til et Digitalt Samtykke
- filer, der håndteres via almindelige (uploadede) samtykker.
Find alle filer, der er påvirket af et samtykke
Når et samtykke udløber eller afsluttes tidligt (for eksempel ved sletning efter en tilbagetrækning), forhindrer Skyfish automatisk downloads og deaktiverer delingslinks og PowerPoint-indlejring, så materialet ikke bruges utilsigtet.
I samtykkeoversigten kan du se alle billeder, der er knyttet til et specifikt samtykke. Antallet af tilknyttede filer vises under kolonnen “Filer”. Klik på tallet for at se hele listen over billeder. Herfra kan du fjerne tilknytningen til en enkelt fil eller alle filer om nødvendigt.
Dette gør det nemt at gennemgå, hvilke billeder der er påvirket, og sikre, at de ikke længere bruges, når samtykket ikke længere er gyldigt.
Håndtering af adgang til samtykkedetaljer
For at beskytte personoplysninger er samtykkedokumenter begrænset.
- Kun administratorer og samtykke-administratorer kan tilgå de fulde samtykkeoversigter.
- Brugere kan ikke åbne de originale samtykkefiler, hverken PDF-uploads eller Digitale Samtykker.
- Administratorer kan udfylde eller redigere formål og udløbsdato for uploadede samtykker.
- Brugere ser kun de nødvendige oplysninger til korrekt billedbrug (formål og udløb).
Dette holder persondata sikre samtidig med, at teamet får den vejledning, de har brug for.
Billeder, der ikke kræver samtykke
Nogle billeder kræver ikke samtykke, for eksempel:
- stockbilleder
- billeder uden identificerbare personer
- billeder kun til intern kommunikation
- billeder, der er dækket af særlige juridiske undtagelser.
Administratorer kan markere et billede som “Intet samtykke påkrævet” i panelet “Filinfo”.
Når det er angivet:
- vises ikonet “intet samtykke påkrævet”
- behandles filen som godkendt til brug
- Kan teammedlemmer downloade det uden begrænsninger.
Dette hjælper med at undgå forvirring, når man arbejder med blandede samlinger.
Brug af eksisterende PDF-samtykker, der allerede er gemt i Skyfish
Hvis du har ældre eller manuelt underskrevne samtykkeerklæringer gemt i Skyfish som PDF-filer, kan du stadig integrere dem i samtykkeflowet.
Sådan tilføjer du dem:
- Højreklik på PDF-filen
- Vælg “Konverter til samtykke”
- Filen flyttes til samtykkeoversigten
- Administratorer kan derefter angive formål, udløb og knytte samtykket til filer
Dette gør det nemt at overgå fra tidligere samtykkehåndtering til det nyere system uden at miste eksisterende dokumentation.
Arbejde med både Digitale og almindelige samtykker
Skyfish understøtter begge samtykketyper problemfrit:
- Digitale Samtykker
- Udstedt online
- Underskrevet digitalt
- Returneres automatisk til Skyfish
- Bruges til tilknytning og livscyklusstyring
- Almindelige (uploadede) samtykker
- PDF-filer fra eksterne flows
- Uploadet manuelt
- Konverteret via “Konverter til samtykke”
- Fuldt understøttet i de samme værktøjer
Alt, inklusive ikoner, udløbshåndtering, downloadblokering og filtilknytning, fungerer på samme måde på tværs af begge typer.
Mit team har brug for at vide, hvordan de må bruge billederne. Kan værktøjet hjælpe med det?
Skyfishs samtykkej gør det nemmere for teams at samarbejde om billeder, der kræver samtykke, ved at give alle brugere klar besked om, hvordan et bestemt billede må bruges. Når brugerne ser et billede, vises ét af tre ikoner:
Aktive samtykke
Udløbet samtykke
Samtykke ikke påkrævet
Når et samtykke er aktivt, vil brugerne se udløbsdatoen og formålet, inden de kan downloade billedet. Billeder med udløbet samtykke fremstår gråmelerede og kan ikke downloades. Hvis et billede ikke kræver samtykke, vises et ikon, der tillader fri download.
Hvordan kan jeg finde alle de billeder, der er påvirket af et udløbet samtykke?
Når et billede ikke længere har et gyldigt samtykke—enten fordi det er udløbet eller trukket tilbage—skal brugen af billedet straks ophøre. Med Skyfishs samtykkeværktøj kan du nemt finde alle billeder, der er tilknyttet et bestemt samtykke, direkte i oversigten. Antallet af relaterede filer vises under kolonnen ‘Filer’. Klik for at få en liste over alle de tilknyttede filer, og hvis det er nødvendigt, kan du fjerne én eller flere af dem fra samtykket. Når samtykket til et billede udløber, forhindrer systemet automatisk download og deaktiverer delingslinks og PowerPoint-indlejringer, så det ikke kan blive misbrugt ved en fejl.
Kan jeg sikre, at brugerne ikke kan se detaljerne i selve samtykkedokumenterne?
Kun administratorer og brugere med rollen som “samtykkeadministrator” har adgang til samtykkeoversigten, hvor alle samtykkefiler er samlet. Når en fil uploades som samtykke, tilføjes den automatisk til oversigten. For at beskytte personoplysninger kan almindelige brugere ikke åbne eller se de originale samtykkefiler. I stedet kan administratorer indtaste nøgleoplysninger som udløbsdato og formål, når et samtykke uploades. Disse oplysninger vises for brugerne, mens selve samtykkeformularen forbliver skjult.
Hvad hvis jeg har billeder, der ikke kræver samtykke?
Samtykke er påkrævet for billeder, der indeholder genkendelige personer. Billeder, som ikke kræver samtykke, kan være stockbilleder, billeder uden genkendelige personer eller billeder, der kun bruges internt. Disse billeder kan markeres som ‘samtykke ikke nødvendigt’, så det er synligt for brugerne, at de frit kan downloades. Administratorer kan gøre dette ved at åbne billedets oplysninger og klikke på knappen ‘ikke nødvendigt’. Derefter vil et ikon for ‘samtykke ikke nødvendigt’ blive vist på billedet, for at informere brugerne.
Hvordan tilføjer jeg eksisterende PDF-samtykkedokumenter fra Skyfish til samtykkeværktøjet?
Har du samtykkedokumenter på Skyfish, der endnu ikke er markeret som samtykker? Du kan nemt konvertere dem ved at højreklikke på filen, vælge ‘Konverter til samtykke’ i menuen, og så flyttes filen automatisk til samtykkeoversigten.